Gestionar clientes

Cómo se convierte una organización en partner

PassportCraft configura su organización como partner. Antes de añadir cualquier cliente, un propietario o administrador acepta el acuerdo de socio en Configuración del socio → Condiciones para socios. Después, usted mismo añade cada cliente desde Clientes.

Si su empresa está establecida en la UE, indique su número de IVA al aceptar. Una vez aceptado, Condiciones para socios muestra si el registro VIES de la UE ha verificado el número. Cuando una nueva versión del acuerdo sustituya a la que aceptó, acéptela en la misma página antes de añadir su próximo cliente.

Añadir un cliente

Abra Clientes en el menú, pulse Añadir cliente y elija un espacio de trabajo nuevo o uno existente. Solo los propietarios y administradores pueden añadir un cliente.

Si su organización no ha aceptado el acuerdo de socio vigente, el panel muestra "Acepte el acuerdo de socio antes de añadir un cliente." En lugar del formulario ofrece el botón Ver condiciones para socios. Esto se aplica tanto a un espacio de trabajo nuevo como a una solicitud a uno existente.

Un espacio de trabajo nuevo. Introduzca el nombre de la marca y rellene Razón social del cliente y Correo electrónico para nuestros avisos al cliente. A esa dirección enviamos al cliente nuestros avisos de protección de datos y de servicio. Después elija Starter, Pro o Scale; Pro está preseleccionado. Todos los planes de cliente se facturan anualmente, y las tarjetas de los planes muestran el precio anual. Los datos del fabricante se pueden añadir más adelante en Configuración → Fabricante. Revise el cliente, el plan, el método de pago y el importe a pagar hoy antes de crear al cliente y pagar. En el resumen del pago, confirme la facturación anual de este cliente; el año completo se paga por adelantado. Confirme también que el cliente ha autorizado a su organización a usar PassportCraft en su nombre. Eso incluye aceptar por él los Términos del Servicio y el Acuerdo de tratamiento de datos de PassportCraft. El resumen también incluye un enlace a las condiciones de facturación y cancelación. Los clientes nuevos no reciben pasaportes de ejemplo ni un periodo de prueba.

Para crear un espacio de trabajo necesita condiciones de pago acordadas y un método de pago. Añada el método de pago en Configuración del socio → Facturación de clientes; guardarlo no activa ningún plan. Si la pantalla confirma que no se pudo activar el plan de pago, el espacio de trabajo permanece en el plan gratuito; contacte con soporte para activar el plan de pago. Si aún se está comprobando la solicitud o el pago, siga el estado que aparece en pantalla y no vuelva a enviar la solicitud.

Un espacio de trabajo existente. Si la marca ya usa PassportCraft, introduzca la dirección de su espacio de trabajo o el correo de uno de sus propietarios o administradores. La dirección se puede copiar en Configuración → Espacio de trabajo; es la parte de la URL que va después de /o/, no el ID del espacio de trabajo. PassportCraft les envía un correo y aceptan o rechazan en Configuración → Espacio de trabajo. No tendrá acceso hasta que acepten. Los propietarios y administradores pueden ocultar el aviso de solicitud durante su sesión del navegador y seguir revisando la solicitud en Configuración.

Si creó el cliente como espacio de trabajo nuevo, puede cambiar más adelante su razón social o su correo de avisos. Abra el menú ⋯ en su fila de Clientes y elija Datos del cliente.

Una organización que gestiona clientes no puede convertirse en cliente, y un cliente no puede gestionar clientes.

Trabajar en el espacio de trabajo de un cliente

Los propietarios y administradores trabajan con todos los clientes. Para editores y lectores, un administrador del partner elige los clientes y el nivel de acceso en cada uno.

El rol en su organización es independiente del nivel de acceso en cada cliente. Un editor o lector de su organización puede tener acceso de Lector, Editor o Administrador según el cliente. El acceso de Administrador en un cliente aparece con el rol Partner. Si el cliente retira a una persona, su acceso queda bloqueado, incluidos sus propietarios y administradores.

Retirar a una persona de su organización elimina inmediatamente su acceso a todos los clientes. Su personal no cuenta para las plazas de equipo de los clientes.

En Clientes puede añadir y consultar las marcas que gestiona su organización. Pulse Abrir junto a un cliente, o elíjalo en Cambiar de espacio de trabajo, para trabajar en su espacio independiente. Los pasaportes, el equipo y los ajustes de cada cliente permanecen en su propio espacio de trabajo, separados de los suyos y de los de cualquier otro cliente.

Elegir quién trabaja con cada cliente

1. En su propio espacio, abra Configuración del socio → Equipo del socio e invite a una persona. Para Editor o Lector, cada cliente empieza en Sin acceso. Elija Lector, Editor o Administrador para cada cliente necesario. La selección se aplica al aceptar la invitación, para los clientes que su organización siga gestionando. Una invitación como Administrador da acceso a todos los clientes.

2. Para un editor o lector existente, seleccione Elegir clientes junto a su nombre en Configuración del socio → Equipo del socio. Cambie los niveles y pulse Guardar cambios. Cancelar descarta los cambios. Para gestionar el personal de un cliente, abra su menú ⋯ en Clientes y seleccione Personas.

Los propietarios y administradores tienen acceso fijo a todos los clientes. Para limitar los clientes de un administrador, cambie primero su rol a Editor o Lector en Equipo y después use Elegir clientes. El rol del propietario no se puede cambiar. Al cambiar el rol de un administrador, conserva sus clientes con el nuevo nivel. Cambiar entre Editor y Lector en su organización no modifica los niveles de los clientes.

Elija Sin acceso para retirar a un editor o lector de un cliente. Su rol en la organización partner no determina por sí solo el acceso a los clientes.

Un editor o lector nuevo entra sin clientes si usted no los elige en la invitación. Un cliente recién creado o aceptado empieza solo con propietarios y administradores. Añada al resto del personal mediante Personas. Estos valores iniciales se aplican a personas y clientes nuevos. Los accesos existentes se conservan.

Si un cliente ha retirado a alguien, no puede volver a asignarlo mientras siga vigente la retirada. El propietario o los administradores propios del cliente deben seleccionar Volver a permitir en Configuración → Equipo. Un propietario o administrador del partner recupera el acceso inmediatamente. Para un editor o lector, vuelva a elegir después el cliente y el nivel.

La pantalla Clientes

Los propietarios y administradores ven los clientes que gestiona su organización. Los editores y lectores solo ven los clientes a los que tienen acceso. Si no tiene clientes asignados, solicite acceso a un administrador de su organización partner.

• Plan: el plan del cliente, la fecha de fin de una prueba o un pago fallido.
• Publicados: cuántos pasaportes son públicos, frente al límite del plan.
• Requieren atención: pasaportes publicados con un problema y borradores que aún no están listos para publicar; el mismo recuento que aparece en el panel del cliente.
• Pendiente de usted: productos cuya publicación ha solicitado un asistente a una persona.
• Última actividad: cuándo se modificó por última vez un pasaporte del espacio de trabajo.

Las tarjetas encima de la lista cuentan sus clientes, todo lo que requiere atención y las pruebas que terminan en los próximos siete días. La búsqueda encuentra clientes por nombre, y Requieren trabajo muestra solo los que tienen algo que corregir. Los clientes que necesitan más atención aparecen primero.

Pulse Abrir para trabajar en el espacio de un cliente. En la parte superior del menú verá su organización y el nombre del cliente; Clientes le devuelve a la lista de su organización. El nombre del cliente también aparece al publicar un pasaporte y al importar un archivo.

Solo los propietarios y administradores de su organización ven las solicitudes pendientes y las relaciones finalizadas.

Una solicitud a un espacio existente permanece en la lista como pendiente de respuesta hasta que la marca conteste.

Una relación finalizada permanece en la lista durante 30 días, con su fecha de fin. No da acceso al espacio de trabajo ni a sus pasaportes. Ocultar retira esa fila de su vista en este navegador; Deshacer la recupera. Mostrar clientes ocultos revela las filas ocultas, donde Restaurar devuelve una a la lista habitual dentro de esos 30 días. Una nueva relación se muestra normalmente. Las marcas existentes conservan su prueba o plan al aceptar una solicitud de gestión; transferir su facturación es un paso aparte.

Clientes ofrece la vista general de las marcas que gestiona. Panel muestra los pasaportes y la actividad del espacio abierto. Su espacio de partner puede gestionar clientes con el plan gratuito. Cada cliente tiene su propio plan.

Su espacio de partner es también su Espacio de demostración. Mientras su acuerdo de socio esté en vigor, los pasaportes que cree en el Espacio de demostración son pasaportes demo. Los pasaportes demo nunca muestran «Powered by PassportCraft». Mientras su acuerdo de socio esté en vigor, también puede cambiar Configuración de la demo → Marca sin un plan de pago. Un dominio personalizado se configura en el espacio de un cliente, no en el Espacio de demostración.

Mientras su acuerdo de socio esté en vigor, el Espacio de demostración tiene límites fijos y no se puede comprar un plan para él. Configuración de la demo → Límites de la demo muestra cada límite y cuánto ha usado de él.

Pulse ⌘K para encontrar y abrir un cliente al que tenga acceso. El menú de espacios también tiene un icono de búsqueda; seleccionarlo abre el campo de búsqueda.

Qué puede y qué no puede hacer el rol Partner

En el espacio de trabajo de un cliente, el rol Partner puede hacer lo que puede hacer un administrador: crear, editar, importar, publicar y despublicar pasaportes, aprobar una solicitud de publicación de un asistente, gestionar el equipo del cliente, crear claves de API y conectar asistentes. También puede hacer la confirmación de titularidad de los GTIN del cliente para sus declaraciones francesas de coût environnemental, una vez que alguien de su organización haya confirmado que el cliente le dio una autorización escrita. Usted confirma esto en el editor de pasaportes, la primera vez que presenta una declaración francesa para ese cliente.

El rol Partner no puede convertirse en propietario del cliente, ni puede aceptar o rechazar una solicitud en nombre del cliente. Tampoco puede finalizar la relación desde el espacio de trabajo del cliente. Su organización la finaliza desde Clientes, y el propietario o los administradores del cliente pueden finalizarla en su propia Configuración. Mientras usted pague el plan de un cliente, la sección Facturación de ese cliente queda oculta para todos en su espacio de trabajo, incluido su propietario.

Liberar un cliente

Para dejar de gestionar un cliente, un propietario o administrador abre el menú ⋯ en la fila del cliente en Clientes y elige Liberar cliente. En cuanto usted confirma, su equipo pierde el acceso al cliente. Cada clave y cada asistente que haya conectado allí dejan de funcionar. Si usted paga el plan del cliente, dejamos de renovarlo con su tarjeta e invitamos al cliente a pagarlo directamente. Los pasaportes publicados del cliente siguen en línea.

PassportCraft también puede liberar un cliente en nombre de su organización, con el mismo efecto. El cliente aparece entonces en Clientes como una relación finalizada.

Claves de API para sus clientes

Cuando crea una clave en Configuración del socio → Claves de API, el cuadro de diálogo tiene una sección llamada Clientes a los que puede acceder esta clave. Marque un cliente para permitir que esa clave use la API en el espacio de trabajo de ese cliente. Allí, la clave solo puede hacer lo que puede hacer en su organización. La presentación de declaraciones para un cliente permanece desactivada hasta que se confirme su autorización escrita. El permiso keys:admin, descrito como «Dar a las claves de su organización acceso a sus clientes, o quitar ese acceso, a través de la API», solo actúa sobre su propia organización.

También puede dar a una clave acceso a un cliente, o retirárselo, a través de la API de PassportCraft: una llamada en cada sentido, desde un planificador o cualquier integración que gestione usted. Una llamada que pida un permiso que la clave no tiene en su organización se rechaza con scope_exceeds_key. Una llamada que pida presentar declaraciones antes de que se confirme la autorización escrita del cliente se rechaza con france_mandate_required. Un cliente también puede retirar el acceso de cualquiera de sus claves a su espacio de trabajo desde sus propios ajustes; vea Trabajar con un partner.

Las claves live pueden leer y modificar pasaportes reales. Mientras su acuerdo de socio esté en vigor, puede usar una clave live en su propio espacio de trabajo, su Espacio de demostración, con cualquier plan. Los ajustes del Espacio de demostración están en Configuración de la demo. Mientras su acuerdo de socio esté en vigor, una clave live solo puede actuar sobre un cliente cuando alguno de sus clientes tiene un plan de pago Pro o Scale. Un cliente en periodo de prueba, o con un pago fallido, no cuenta. Hasta entonces, el cuadro de diálogo oculta Clientes a los que puede acceder esta clave para una clave live.

Conectar un asistente a un cliente

Un asistente se conecta a un solo espacio de trabajo a la vez. Para conectar uno a un cliente, cambie primero al espacio de trabajo de ese cliente. La pantalla de consentimiento nombra entonces al cliente, para que pueda distinguir entre sus clientes. Una conexión solo puede tener seis permisos fijos, y presentar declaraciones ante un regulador nunca es uno de ellos, tanto si conecta el asistente usted como si lo hace el cliente.

Pagar por sus clientes

Los planes que abre para sus clientes desde su cuenta se cobran al método de pago guardado en Configuración del socio → Facturación de clientes. Solo los propietarios y administradores ven Facturación de clientes. Allí figuran, para cada cliente, su plan, nuestro precio público, lo que usted paga y la fecha de renovación. Ver facturas muestra todas las facturas que le hemos enviado. Puede filtrarlas por cliente y descargarlas con Exportar CSV. Mientras su acuerdo de socio esté en vigor, Facturación de clientes también enlaza con la página que muestra los límites de su Espacio de demostración.

Cada cliente conserva su propio plan y su propio límite de publicación, de modo que subir de plan a un cliente nunca cambia lo que puede hacer otro cliente.

Qué ven sus clientes

Sus clientes siempre saben que su organización está implicada:

• Configuración → Espacio de trabajo nombra a su organización y muestra un botón Finalizar la relación de gestión.
• La sección Equipo lista a su personal como «a través de [su organización]», y el cliente puede retirarlo uno por uno.
• Configuración → Conexiones marca cada asistente que ha conectado su personal como conectado por su organización.
• Cada cambio que hace su personal queda registrado con el nombre de esa persona en el historial del pasaporte.

Mientras pague el plan de un cliente, su sección Facturación queda oculta. Configuración → Espacio de trabajo muestra el nombre del plan e indica que su organización lo paga. El cliente sigue viendo su límite de publicación donde la aplicación lo muestra. Sus facturas y su tarjeta de pago no se muestran en el espacio de trabajo del cliente.

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• Configuración de la organización y roles del equipo: el resto de los ajustes, y la tabla completa de roles.