Configuración de la organización y roles del equipo

Las diez secciones de ajustes

La mayoría de estas empiezan rellenadas a partir del asistente de incorporación — consulte Configurar su cuenta y organización — y todo lo introducido ahí puede cambiarse aquí más tarde.

En una organización partner, que gestiona los espacios de trabajo de otras marcas, los propietarios y administradores ven además Facturación de clientes y Condiciones para socios; consulte Gestionar clientes. El espacio de trabajo propio del partner, su Espacio de demostración, no tiene la sección Dominio personalizado. El partner configura un dominio personalizado en el espacio de trabajo de un cliente. Mientras su acuerdo de socio esté en vigor, el Espacio de demostración tiene límites fijos y no se puede comprar un plan para él.

Los cuatro roles

Mientras un partner pague el plan de este espacio, Facturación está oculta para todos los roles, incluido el propietario.

Algunos detalles que conviene conocer:

• Lector es de solo lectura en todo el producto: los lectores pueden abrir pasaportes y la mayoría de los ajustes, pero no pueden cambiar nada, y cuatro secciones — Facturación, Exportación de datos, Claves de API y Conexiones — quedan ocultas para ellos por completo. No aparecen en la lista de la barra lateral bajo Ajustes, y quien escriba una de esas direcciones directamente acaba en Espacio de trabajo.
• Editor hace el trabajo diario de los pasaportes, incluido mover pasaportes a la papelera y sacarlos de ella. Los editores pueden ver las páginas de Facturación, Exportación de datos y Claves de API, pero no pueden cambiar el plan ni emitir una clave. En Conexiones pueden aprobar la solicitud de acceso de un asistente y desconectarlo, y pueden consultar las secciones Marca, Dominio personalizado e Idiomas sin modificarlas.
• Propietario es la persona que creó la organización. Hay exactamente uno, el rol no puede asignarse a nadie más, y el propietario no puede ser retirado ni que se le cambie el rol desde la lista de equipo.
• El rol Partner pertenece al personal de una empresa partner que gestiona su espacio de trabajo (véase Trabajar con un partner). Quien tenga este rol puede hacer todo lo que puede hacer un administrador, salvo convertirse en propietario, finalizar la relación o abrir Facturación mientras el partner pague su plan. El resto del personal del partner puede tener acceso de Lector o Editor. No puede rotar una clave creada por el equipo propio del espacio de trabajo. Las claves que gestionan acceso con keys:admin o actúan en otros espacios también deben ser rotadas por el propietario o los administradores propios del espacio.
• Nadie puede cambiar ni retirar su propia pertenencia desde la sección Equipo.

Su partner elige el nivel de acceso de cada persona. Usted no puede cambiarlo desde Equipo. Solo el propietario o los administradores propios de su espacio pueden retirar a una persona del partner. El personal del partner no puede retirar a un compañero desde su espacio, aunque tenga acceso de Administrador.

La retirada se mantiene para esta relación hasta que su propio propietario o sus administradores seleccionen Volver a permitir en Configuración → Equipo. Esto devuelve el acceso inmediatamente a los propietarios y administradores del partner. Para el resto del personal, el partner debe volver a asignar el acceso; permitirlo no lo restablece por sí solo.

Invitar a un miembro del equipo

Necesitará el rol de administrador o propietario, y un puesto libre: los miembros más las invitaciones pendientes cuentan para los puestos de su plan (1 en Gratis, 3 en Starter, 10 en Pro, ilimitados en Scale; consulte Planes y límites de publicación).

1. Vaya a Ajustes → Equipo y haga clic en Invitar.
2. Introduzca la dirección de correo de la persona y elija un rol — Administrador, Editor o Lector (el valor por defecto).
3. Haga clic en Enviar invitación. La invitación llega a su bandeja de entrada con un enlace para aceptar.

La invitación aparece ahora en Invitaciones pendientes con su caducidad; las invitaciones duran 7 días. Desde ahí puede Copiar enlace de invitación (el mismo enlace que contiene el correo, útil si el correo se queda atascado en un filtro de spam o si prefiere compartirlo por chat) o cancelar la invitación, lo que invalida el enlace.

Si el correo no se pudo enviar, verá «Invitación creada, pero no se pudo enviar el correo. Copie el enlace para compartirlo manualmente.» La invitación sigue siendo válida; solo falló el envío.

Qué ve el invitado

El enlace de invitación abre una página que nombra su organización y el rol ofrecido:

• Con la sesión cerrada: se le pide crear una cuenta (con el correo invitado ya rellenado) o iniciar sesión, y volver para aceptar.
• Con la sesión iniciada: revisa los detalles y hace clic en aceptar, y aterriza en el panel de su organización.

La aceptación está vinculada a la dirección invitada: una cuenta con un correo distinto obtiene «Esta invitación se envió a una dirección de correo distinta.» Cada invitación puede aceptarse una vez, y una caducada muestra un aviso de caducidad; simplemente envíe una invitación nueva.

Cambiar roles y retirar miembros

En la lista de miembros, los administradores y propietarios pueden cambiar a cualquier miembro (excepto al propietario y a sí mismos) entre Administrador, Editor y Lector con el desplegable de rol, o retirarlo con el botón de la papelera. Los cambios surten efecto de inmediato; retirar a un miembro no afecta a ningún pasaporte en el que haya trabajado.

Valores por defecto del fabricante

La sección Fabricante contiene los datos que rellenan la sección de fabricante de cada pasaporte nuevo: nombre de empresa, dirección, país, correo de contacto y sitio web, además de los campos de conformidad con la UE — Número EORI y Responsable en la UE. Como dice la propia página, los valores por defecto se aplican automáticamente a cada pasaporte nuevo y pueden sobrescribirse en cada pasaporte. Mantenerlos completos aquí significa no volver a escribirlos nunca en el editor.

El campo Responsable en la UE es recomendable, no obligatorio. Si fabrica fuera de la UE, alguien establecido en la UE tiene que responder del producto antes de que este se introduzca en el mercado de la UE, pero ese operador no tiene por qué ser una persona responsable designada por usted. Indicar el Importador de la UE en el pasaporte cubre el mismo requisito, porque el importador es uno de los operadores que pueden asumir ese papel. Un pasaporte sin ninguno de los dos se publica con normalidad; simplemente arrastra un aviso que se lo recuerda. En Cumplimentación y validación se explica en qué se diferencian los avisos de los errores.

Ajustes de marca

La sección Marca controla el aspecto de sus páginas públicas de pasaporte:

• Logotipo — PNG, JPEG o WebP de hasta 10 MB (no se admite SVG). Suba uno nuevo o reutilice una imagen de su biblioteca; el logotipo aparece en cada página de pasaporte publicada.
• Colores — un color principal y un color de acento para la página del pasaporte, con una vista previa en directo.
• Marca PassportCraft — en los planes de pago, un conmutador controla si «Powered by PassportCraft» aparece en sus páginas. Los planes Gratis siempre lo muestran.

Los propietarios y administradores pueden cambiar estos ajustes. Los editores y lectores los ven, pero no pueden cambiarlos.

Mientras el acuerdo de socio esté en vigor, un partner puede cambiar Configuración de la demo → Marca sin un plan de pago. Los pasaportes demo creados en el Espacio de demostración nunca muestran «Powered by PassportCraft». Por eso esa página no muestra ese conmutador. Consulte Gestionar clientes.

Claves de API

La sección Claves de API emite las credenciales con las que sus propios sistemas llegan a los pasaportes a través de la API de PassportCraft. Una clave la leen sus servidores, nunca un navegador, y quien la tenga actúa en nombre de su organización. Crear, rotar y revocar claves queda reservado a propietarios y administradores. Un editor ve la lista, sin los botones y con un aviso que lo explica; un lector no ve la sección en absoluto: no aparece en la lista de la barra lateral bajo Ajustes, y si escribe la dirección directamente acaba en Espacio de trabajo.

Crear clave pide cuatro cosas:

• Nombre — hasta 100 caracteres. Identifica la clave en esta lista y en el registro de auditoría, así que póngale el nombre del sitio donde se ejecuta.
• Modo — Test viene preseleccionado: una clave de prueba trabaja sobre datos separados y no puede leer ni modificar un pasaporte publicado. Live actúa sobre sus pasaportes reales, y lo que cambie es lo que verán sus clientes.
• Qué puede hacer esta clave — el acceso de lectura a pasaportes, unidades, documentos e historial ya viene marcado. El acceso de escritura (pasaportes, unidades, documentos y presentaciones ante un portal nacional) se añade casilla a casilla.
• Caducidad — opcional. Pasada esa fecha la clave deja de funcionar; deje el campo vacío para una clave sin fecha de fin.

El secreto aparece una sola vez, en el momento de crear la clave. Solo se guarda una huella suya, de modo que después no puede volver a mostrarse ni recuperarse, ni por usted ni por nosotros. Cópielo donde sus servidores leen sus secretos y marque después He guardado esta clave en un lugar seguro; el cuadro de diálogo no se cierra hasta entonces. A partir de ahí la lista solo muestra la huella (pc_sk_live_… o pc_sk_test_…), junto con cuándo se creó la clave y cuándo se usó por última vez.

Rotar emite una clave de sustitución y mantiene la antigua en funcionamiento durante una ventana que usted elige — 1 hora, 24 horas (el valor recomendado), 3 días o 7 días, el máximo permitido — para desplegar la nueva sin interrupción. La antigua figura como En sustitución hasta que esa ventana se cierra. Revocar detiene una clave de inmediato, sin solapamiento y sin vuelta atrás: resérvelo para una clave comprometida, y rote cuando solo esté reemplazándola.

Una organización puede tener 25 claves sin revocar. Si llega a ese número, revoque una antes de crear otra.

Dominio personalizado, Idiomas y Conexiones

La sección Dominio personalizado vincula un subdominio que ya es suyo, como dpp.yourbrand.com, para que sus páginas de pasaporte y cada código QR que descargue lleven su dominio. Requiere el plan Pro o superior; Usar su propio dominio para los pasaportes explica los pasos de DNS.

La sección Idiomas elige los idiomas en los que se publican sus pasaportes públicos. Cada pasaporte se publica siempre en su propio idioma y en inglés; cualquier plan de pago permite añadir el resto, y la página señala cualquier mercado en el que vende sin publicar todavía en su idioma.

La sección Conexiones enumera cada asistente que un miembro ha conectado al espacio de trabajo. Un asistente puede leer pasaportes y redactar cambios. No puede publicar, y solo puede modificar un pasaporte que ya es público mediante una propuesta que una persona aprueba. La página indica qué puede hacer un asistente conectado; cada entrada muestra cuándo se conectó y cuándo se usó por última vez, y Desconectar termina su acceso de inmediato.

Facturación y Exportación de datos

Estas dos secciones tienen sus propias guías: Planes y límites de publicación para Facturación, y Cancelar su suscripción y exportar sus datos para lo que descarga Exportación de datos.