Kunden verwalten

Wie eine Organisation zum Partner wird

PassportCraft richtet Ihre Organisation als Partner ein. Bevor Sie einen Kunden hinzufügen, akzeptiert ein Inhaber oder Administrator den Partnervertrag unter Partner-Einstellungen → Partnerbedingungen. Danach fügen Sie jeden Kunden selbst unter Kunden hinzu.

Ist Ihr Unternehmen in der EU ansässig, geben Sie bei der Annahme seine USt-IdNr. an. Nach der Annahme zeigt Partnerbedingungen, ob das USt.-Register der EU die Nummer bestätigt hat. Ersetzt eine neue Fassung des Vertrags die von Ihnen akzeptierte, akzeptieren Sie die neue Fassung auf derselben Seite, bevor Sie Ihren nächsten Kunden hinzufügen.

Einen Kunden hinzufügen

Öffnen Sie Kunden im Menü, klicken Sie auf Kunden hinzufügen und wählen Sie einen neuen oder bestehenden Arbeitsbereich. Nur Inhaber und Administratoren können Kunden hinzufügen.

Hat Ihre Organisation den aktuellen Partnervertrag noch nicht akzeptiert, zeigt der Bereich den Hinweis „Akzeptieren Sie den Partnervertrag, bevor Sie einen Kunden hinzufügen.“ Statt des Formulars erscheint dann die Schaltfläche Partnerbedingungen ansehen. Das gilt für einen neuen Arbeitsbereich ebenso wie für eine Anfrage an einen bestehenden.

Ein neuer Arbeitsbereich. Geben Sie den Markennamen ein und füllen Sie die Felder Firmenname des Kunden und E-Mail-Adresse für unsere Mitteilungen an den Kunden aus. An diese Adresse senden wir dem Kunden unsere Datenschutz- und Servicemitteilungen. Wählen Sie dann Starter, Pro oder Scale; Pro ist vorausgewählt. Jeder Kundentarif wird jährlich abgerechnet, und die Tarifkarten zeigen den Jahrespreis. Herstellerangaben können Sie später unter Einstellungen → Hersteller ergänzen. Prüfen Sie Kunde, Tarif, Zahlungsmethode und den heute fälligen Betrag, bevor Sie den Kunden anlegen und bezahlen. In der Zahlungsübersicht bestätigen Sie die jährliche Abrechnung für diesen Kunden; das gesamte Jahr wird im Voraus bezahlt. Bestätigen Sie dort außerdem, dass der Kunde Ihre Organisation bevollmächtigt hat, PassportCraft in seinem Namen zu nutzen. Dazu gehört, die Nutzungsbedingungen und den Auftragsverarbeitungsvertrag von PassportCraft für ihn zu akzeptieren. Die Übersicht enthält auch einen Link zu den Abrechnungs- und Kündigungsbedingungen. Neue Kunden erhalten weder Beispielpässe noch eine Testphase.

Zum Anlegen eines Arbeitsbereichs benötigen Sie vereinbarte Zahlungsbedingungen und eine Zahlungsmethode. Fügen Sie die Zahlungsmethode unter Partner-Einstellungen → Kundenabrechnung hinzu; das Speichern startet keinen Tarif. Bestätigt die Anzeige, dass der kostenpflichtige Tarif nicht aktiviert werden konnte, bleibt der Arbeitsbereich im kostenlosen Tarif; wenden Sie sich zur Aktivierung an den Support. Wird die Anfrage oder Zahlung noch geprüft, folgen Sie der Statusanzeige und senden Sie die Anfrage nicht erneut.

Ein bestehender Arbeitsbereich. Nutzt die Marke bereits PassportCraft, geben Sie ihre Arbeitsbereichsadresse oder die E-Mail-Adresse eines Inhabers oder Administrators ein. Die Adresse lässt sich unter Einstellungen → Arbeitsbereich kopieren; sie ist der Teil nach /o/ in der URL, nicht die Arbeitsbereichs-ID. PassportCraft benachrichtigt die Verantwortlichen per E-Mail. Sie stimmen unter Einstellungen → Arbeitsbereich zu oder lehnen ab. Bis zur Zustimmung haben Sie keinen Zugriff. Inhaber und Administratoren können den Anfragebanner für ihre Browsersitzung ausblenden und die Anfrage weiterhin in den Einstellungen prüfen.

Bei einem Kunden, den Sie als neuen Arbeitsbereich angelegt haben, können Sie den Firmennamen und die E-Mail-Adresse für Mitteilungen später ändern. Öffnen Sie dazu unter Kunden das Menü ⋯ in der Zeile des Kunden und wählen Sie Kundenangaben.

Eine Organisation, die Kunden verwaltet, kann nicht selbst Kunde werden; ein Kunde kann keine Kunden verwalten.

Im Arbeitsbereich eines Kunden arbeiten

Inhaber und Administratoren arbeiten für alle Kunden. Für Bearbeiter und Betrachter wählt ein Administrator der Partnerorganisation die Kunden und die jeweilige Zugriffsstufe aus.

Die Rolle in Ihrer Organisation und die Zugriffsstufe beim Kunden sind unabhängig voneinander. Ein Bearbeiter oder Betrachter Ihrer Organisation kann je Kunde Betrachter-, Bearbeiter- oder Administratorzugriff erhalten. Administratorzugriff beim Kunden wird als Rolle Partner angezeigt. Entfernt ein Kunde eine Person, verliert sie dort ihren Zugriff. Das gilt auch für Ihre Inhaber und Administratoren.

Wenn Sie eine Person aus Ihrer Organisation entfernen, verliert sie sofort den Zugriff auf alle Kunden. Ihre Mitarbeitenden zählen nicht zu den Teamplätzen eines Kunden.

Unter Kunden fügen Sie die von Ihrer Organisation verwalteten Marken hinzu und behalten sie im Blick. Klicken Sie bei einem Kunden auf Öffnen oder wählen Sie ihn unter Arbeitsbereich wechseln, um in seinem eigenen Arbeitsbereich zu arbeiten. Die Produktpässe, das Team und die Einstellungen jedes Kunden bleiben in dessen eigenem Arbeitsbereich, getrennt von Ihrem und von dem jedes anderen Kunden.

Festlegen, wer für welchen Kunden arbeitet

1. Öffnen Sie in Ihrem eigenen Arbeitsbereich Partner-Einstellungen → Partnerteam und laden Sie eine Person ein. Bei Bearbeitern und Betrachtern steht jeder Kunde zunächst auf Kein Zugriff. Wählen Sie je benötigtem Kunden Betrachter, Bearbeiter oder Administrator. Die Auswahl gilt ab Annahme der Einladung für weiterhin von Ihnen verwaltete Kunden. Eine Einladung als Administrator gewährt Zugriff auf alle Kunden.

2. Klicken Sie bei einem bestehenden Bearbeiter oder Betrachter unter Partner-Einstellungen → Partnerteam auf Kunden auswählen. Ändern Sie die Zugriffsstufen und klicken Sie auf Änderungen speichern. Abbrechen verwirft die Änderungen. Für die Mitarbeitenden eines einzelnen Kunden öffnen Sie unter Kunden dessen ⋯-Menü und wählen Personen.

Inhaber und Administratoren haben festen Zugriff auf alle Kunden. Um die Kunden eines Administrators einzuschränken, ändern Sie seine Rolle im Team zunächst zu Bearbeiter oder Betrachter. Nutzen Sie danach Kunden auswählen. Die Inhaberrolle lässt sich nicht ändern. Beim Wechsel vom Administrator bleiben die Kunden mit der neuen Zugriffsstufe erhalten. Ein Wechsel zwischen Bearbeiter und Betrachter in Ihrer Organisation ändert die Kundenstufen nicht.

Mit Kein Zugriff entfernen Sie einen Bearbeiter oder Betrachter aus einem Kundenarbeitsbereich. Die Rolle in der Partnerorganisation allein bestimmt den Kundenzugriff nicht.

Neue Bearbeiter und Betrachter starten ohne Kunden, sofern Sie in der Einladung keine auswählen. Neu angelegte oder angenommene Kunden erhalten zunächst nur Inhaber und Administratoren. Weitere Mitarbeitende fügen Sie über Personen hinzu. Diese Vorgaben gelten für neue Personen und Kunden. Bestehender Zugriff bleibt erhalten.

Hat ein Kunde eine Person entfernt, können Sie diese nicht erneut zuweisen. Der eigene Inhaber oder die eigenen Administratoren des Kunden müssen zuerst unter Einstellungen → Team auf Wieder zulassen klicken. Ein Inhaber oder Administrator der Partnerorganisation erhält sofort wieder Zugriff. Für Bearbeiter und Betrachter wählen Sie danach Kunde und Zugriffsstufe erneut aus.

Die Kundenseite

Inhaber und Administratoren sehen die von Ihrer Organisation verwalteten Kunden. Bearbeiter und Betrachter sehen nur Kunden, auf die sie Zugriff haben. Ohne zugewiesene Kunden bitten Sie einen Administrator Ihrer Partnerorganisation um Zugriff.

• Tarif: der Kundentarif, das Ende einer Testphase oder eine fehlgeschlagene Zahlung.
• Veröffentlicht: öffentliche Pässe im Verhältnis zum Veröffentlichungslimit.
• Handlungsbedarf: veröffentlichte Pässe mit einem Problem und noch nicht veröffentlichungsreife Entwürfe; dieselbe Anzahl wie im Dashboard des Kunden.
• Wartet auf Sie: Produkte, deren Veröffentlichung ein Assistent bei einer Person angefragt hat.
• Letzte Aktivität: die letzte Änderung an einem Pass im Arbeitsbereich.

Die Karten oberhalb der Liste zählen Ihre Kunden, alle Einträge mit Handlungsbedarf und die in den nächsten sieben Tagen endenden Testphasen. Die Suche findet Kunden nach Namen; Mit Handlungsbedarf zeigt nur Kunden, bei denen etwas zu erledigen ist. Kunden mit dem größten Handlungsbedarf stehen zuerst.

Mit Öffnen wechseln Sie in den Arbeitsbereich eines Kunden. Oben im Menü sehen Sie Ihre Organisation und den Kundennamen. Kunden führt zurück zur Kundenliste Ihrer Organisation. Der Kundenname erscheint auch beim Veröffentlichen eines Passes und beim Dateiimport.

Nur Inhaber und Administratoren Ihrer Organisation sehen offene Anfragen und beendete Zusammenarbeiten.

Eine Anfrage an einen bestehenden Arbeitsbereich bleibt als unbeantwortet in der Liste, bis die Marke antwortet.

Eine beendete Zusammenarbeit bleibt 30 Tage mit ihrem Enddatum sichtbar, ohne Zugriff auf den Arbeitsbereich oder seine Pässe. Ausblenden entfernt diese Zeile aus Ihrer Ansicht in diesem Browser; Rückgängig bringt sie zurück. Ausgeblendete Kunden anzeigen zeigt die ausgeblendeten Zeilen; mit Wiederherstellen kehrt eine innerhalb dieser 30 Tage in die normale Liste zurück. Eine neue Zusammenarbeit erscheint normal. Bestehende Marken behalten ihre Testphase oder ihren Tarif, wenn sie eine Verwaltungsanfrage annehmen; die Übernahme ihrer Abrechnung ist ein separater Schritt.

Kunden bietet den Überblick über die von Ihnen verwalteten Marken. Dashboard zeigt Pässe und Aktivitäten des geöffneten Arbeitsbereichs. Ihr Partnerarbeitsbereich kann im kostenlosen Tarif Kunden verwalten. Jeder Kunde hat einen eigenen Tarif.

Ihr Partnerarbeitsbereich ist zugleich Ihr Demo-Bereich. Solange Ihre Partnervereinbarung gilt, sind die Pässe, die Sie im Demo-Bereich erstellen, Demo-Produktpässe. Demo-Produktpässe zeigen nie „Powered by PassportCraft“. Solange Ihre Partnervereinbarung gilt, können Sie außerdem Demo-Einstellungen → Marke ohne bezahlten Tarif ändern. Eine eigene Domain richten Sie im Arbeitsbereich eines Kunden ein, nicht im Demo-Bereich.

Solange Ihre Partnervereinbarung gilt, hat der Demo-Bereich feste Limits, und für ihn lässt sich kein Tarif kaufen. Demo-Einstellungen → Demo-Kontingent zeigt jedes Limit und wie viel davon Sie bereits genutzt haben.

Drücken Sie ⌘K, um einen zugänglichen Kunden zu finden und zu öffnen. Das Arbeitsbereichsmenü hat ebenfalls ein Suchsymbol; ein Klick darauf öffnet das Suchfeld.

Was die Rolle Partner darf und nicht darf

Im Arbeitsbereich eines Kunden kann die Rolle Partner alles, was ein Administrator kann: Produktpässe erstellen, bearbeiten, importieren, veröffentlichen und zurückziehen, die Veröffentlichungsanfrage eines Assistenten genehmigen, das Team des Kunden verwalten, API-Schlüssel erstellen und Assistenten verbinden. Sie kann außerdem die Bestätigung des GTIN-Eigentums des Kunden für dessen französischen coût environnemental-Erklärungen abgeben, sobald jemand in Ihrer Organisation bestätigt hat, dass der Kunde Ihnen eine schriftliche Vollmacht erteilt hat. Sie bestätigen dies im Passeditor, beim ersten Einreichen einer französischen Erklärung für diesen Kunden.

Die Rolle Partner kann nicht Inhaber des Kunden werden, und sie kann eine Anfrage nicht im Namen des Kunden annehmen oder ablehnen. Aus dem Arbeitsbereich des Kunden heraus kann sie die Zusammenarbeit auch nicht beenden. Ihre Organisation beendet sie unter Kunden, und der eigene Inhaber oder die Administratoren des Kunden können sie in ihren Einstellungen beenden. Solange Sie den Tarif eines Kunden bezahlen, ist dessen Bereich Abrechnung für alle in seinem Arbeitsbereich verborgen, auch für seinen Inhaber.

Die Verwaltung eines Kunden beenden

Um einen Kunden nicht mehr zu verwalten, öffnet ein Inhaber oder Administrator unter Kunden das Menü ⋯ in der Zeile des Kunden und wählt Kundenverwaltung beenden. Sobald Sie bestätigen, verliert Ihr Team den Zugriff auf den Kunden. Jeder Schlüssel und jeder Assistent, den Sie dort verbunden haben, funktioniert nicht mehr. Bezahlen Sie den Tarif des Kunden, verlängern wir ihn nicht mehr auf Ihrer Karte und laden den Kunden ein, direkt dafür zu bezahlen. Die veröffentlichten Pässe des Kunden bleiben online.

PassportCraft kann die Verwaltung eines Kunden auch im Namen Ihrer Organisation beenden, mit derselben Wirkung. Der Kunde erscheint dann unter Kunden als beendete Zusammenarbeit.

API-Schlüssel für Ihre Kunden

Wenn Sie unter Partner-Einstellungen → API-Schlüssel einen Schlüssel erstellen, enthält der Dialog einen Abschnitt namens Kunden, auf die dieser Schlüssel zugreifen kann. Haken Sie einen Kunden an, damit der Schlüssel die API im Arbeitsbereich dieses Kunden nutzen kann. Dort kann der Schlüssel nur das, was er auch in Ihrer Organisation kann. Das Einreichen von Erklärungen für einen Kunden bleibt deaktiviert, bis dessen schriftliche Vollmacht bestätigt ist. Die Berechtigung keys:admin, beschrieben als „Den Schlüsseln Ihrer Organisation über die API Zugriff auf Ihre Kunden geben oder diesen Zugriff entziehen", wirkt nur auf Ihre eigene Organisation.

Sie können einem Schlüssel auch über die PassportCraft-API Zugriff auf einen Kunden geben oder ihn entziehen: je ein Aufruf pro Richtung, von einem Scheduler oder einer beliebigen Integration, die Sie betreiben. Ein Aufruf, der eine Berechtigung verlangt, die der Schlüssel in Ihrer Organisation nicht hat, wird mit scope_exceeds_key abgelehnt. Ein Aufruf, der das Einreichen verlangt, bevor die schriftliche Vollmacht des Kunden bestätigt ist, wird mit france_mandate_required abgelehnt. Ein Kunde kann den Zugriff eines Ihrer Schlüssel auf seinen Arbeitsbereich auch selbst in seinen eigenen Einstellungen entfernen; siehe Mit einem Partner arbeiten.

Live-Schlüssel können echte Produktpässe lesen und ändern. Solange Ihre Partnervereinbarung gilt, können Sie einen Live-Schlüssel in Ihrem eigenen Arbeitsbereich, Ihrem Demo-Bereich, mit jedem Tarif nutzen. Die Einstellungen des Demo-Bereichs finden Sie unter Demo-Einstellungen. Solange Ihre Partnervereinbarung gilt, kann ein Live-Schlüssel nur dann für einen Kunden arbeiten, wenn einer Ihrer Kunden einen bezahlten Tarif Pro oder Scale hat. Ein Kunde in einer Testphase oder mit einer fehlgeschlagenen Zahlung zählt dabei nicht. Bis dahin blendet der Dialog für einen Live-Schlüssel Kunden, auf die dieser Schlüssel zugreifen kann aus.

Einen Assistenten mit einem Kunden verbinden

Ein Assistent verbindet sich jeweils mit einem Arbeitsbereich. Um einen mit einem Kunden zu verbinden, wechseln Sie zunächst in dessen Arbeitsbereich. Der Zustimmungsbildschirm nennt dann den Kunden, damit Sie Ihre Kunden auseinanderhalten können. Eine Verbindung kann nur sechs feste Berechtigungen haben, und das Einreichen bei einer Behörde gehört nie dazu — unabhängig davon, ob Sie den Assistenten verbinden oder der Kunde es tut.

Für Kunden bezahlen

Die Tarife, die Sie über Ihr Konto für Ihre Kunden eröffnen, werden über die Zahlungsmethode in Ihren Partner-Einstellungen → Kundenabrechnung abgerechnet. Nur Inhaber und Administratoren sehen Kundenabrechnung. Dort stehen für jeden Kunden sein Tarif, unser öffentlicher Preis, Ihr Betrag und das Verlängerungsdatum. Rechnungen anzeigen listet jede Rechnung, die wir Ihnen gesendet haben. Sie können die Liste nach Kunde filtern und mit CSV exportieren herunterladen. Solange Ihre Partnervereinbarung gilt, verlinkt Kundenabrechnung außerdem auf die Seite mit den Limits Ihres Demo-Bereichs.

Jeder Kunde behält seinen eigenen Tarif und sein eigenes Veröffentlichungslimit, sodass das Hochstufen eines Kunden nie ändert, was ein anderer Kunde kann.

Was Ihre Kunden sehen

Ihre Kunden wissen immer, dass Ihre Organisation beteiligt ist:

• Einstellungen → Arbeitsbereich nennt Ihre Organisation und zeigt eine Schaltfläche Zusammenarbeit beenden.
• Der Bereich Team listet Ihre Mitarbeitenden als „über [Ihre Organisation]", und der Kunde kann sie einzeln entfernen.
• Einstellungen → Verbindungen kennzeichnet jeden Assistenten, den Ihre Mitarbeitenden verbunden haben, als von Ihrer Organisation verbunden.
• Jede Änderung, die Ihre Mitarbeitenden vornehmen, wird im Verlauf des Produktpasses unter dem Namen dieser Person erfasst.

Solange Sie den Tarif eines Kunden bezahlen, ist dessen Bereich Abrechnung verborgen. Unter Einstellungen → Arbeitsbereich sieht der Kunde den Tarifnamen und dass Ihre Organisation dafür bezahlt. Sein Veröffentlichungslimit sieht er weiterhin dort, wo die App es anzeigt. Ihre Rechnungen und Ihre Zahlungskarte werden im Arbeitsbereich des Kunden nicht angezeigt.

Weitere Anleitungen

• Mit einem Partner arbeiten: dieselbe Zusammenarbeit aus Sicht Ihres Kunden.
• Organisationseinstellungen und Team-Rollen: der Rest der Einstellungen und die vollständige Rollentabelle.