Gérer vos clients

Comment une organisation devient partenaire

PassportCraft configure votre organisation en tant que partenaire. Avant d’ajouter un client, un propriétaire ou un administrateur accepte le contrat partenaire dans Paramètres du partenaire → Conditions partenaires. Vous ajoutez ensuite vous-même chaque client, depuis Clients.

Si votre entreprise est établie dans l’UE, indiquez son numéro de TVA lors de l’acceptation. Une fois le contrat accepté, Conditions partenaires indique si le registre VIES de l’UE a vérifié ce numéro. Lorsqu’une nouvelle version du contrat remplace celle que vous avez acceptée, acceptez-la sur la même page avant d’ajouter votre prochain client.

Ajouter un client

Ouvrez Clients dans le menu, cliquez sur Ajouter un client et choisissez un espace de travail nouveau ou existant. Seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent ajouter un client.

Si votre organisation n’a pas accepté le contrat partenaire en vigueur, le panneau affiche « Acceptez le contrat partenaire avant d’ajouter un client. » Il propose alors le bouton Consulter les conditions partenaires à la place du formulaire. Cela vaut pour un nouvel espace de travail comme pour une demande à un espace existant.

Un nouvel espace de travail. Saisissez le nom de la marque, puis remplissez Raison sociale du client et E-mail pour nos notifications au client. Nous envoyons à cette adresse nos notifications de protection des données et de service destinées au client. Choisissez ensuite Starter, Pro ou Scale ; Pro est présélectionné. Chaque forfait client est facturé à l’année, et les cartes affichent le prix annuel. Vous pouvez ajouter les coordonnées du fabricant plus tard dans Paramètres → Fabricant. Vérifiez le client, l’offre, le moyen de paiement et le montant dû aujourd’hui avant de créer le client et de payer. Dans le récapitulatif du paiement, confirmez la facturation annuelle de ce client ; l’année entière est payée à l’avance. Confirmez aussi que le client a autorisé votre organisation à utiliser PassportCraft en son nom. Cela comprend l’acceptation, pour lui, des Conditions d’utilisation et de l’Accord de traitement des données de PassportCraft. Le récapitulatif contient également un lien vers les conditions de facturation et de résiliation. Les nouveaux clients ne reçoivent ni passeport d’exemple ni période d’essai.

Vous devez avoir convenu de conditions de paiement et enregistré un moyen de paiement pour créer un espace de travail. Ajoutez le moyen de paiement dans Paramètres du partenaire → Facturation des clients ; son enregistrement ne démarre aucune offre. Si l’écran confirme que l’offre payante n’a pas pu être activée, l’espace reste sur l’offre gratuite ; contactez l’assistance pour l’activer. Si la demande ou le paiement est encore en cours de vérification, suivez l’état affiché et ne soumettez pas à nouveau la demande.

Un espace de travail existant. Si la marque utilise déjà PassportCraft, saisissez son adresse d’espace de travail ou l’adresse e-mail d’un propriétaire ou administrateur. L’adresse se copie dans Paramètres → Espace de travail : c’est la partie située après /o/ dans l’URL, et non l’identifiant de l’espace. PassportCraft leur envoie un e-mail ; ils acceptent ou refusent dans Paramètres → Espace de travail. Vous n’avez aucun accès avant leur accord. Les propriétaires et administrateurs peuvent masquer la bannière pour leur session de navigation tout en conservant la demande dans les paramètres.

Pour un client que vous avez créé comme nouvel espace de travail, vous pouvez modifier plus tard la raison sociale ou l’e-mail de notification. Ouvrez le menu ⋯ sur sa ligne dans Clients et choisissez Détails du client.

Une organisation qui gère des clients ne peut pas devenir cliente, et une cliente ne peut pas gérer des clients.

Travailler dans l'espace de travail d'un client

Les propriétaires et administrateurs travaillent pour tous les clients. Pour les éditeurs et lecteurs, un administrateur du partenaire choisit les clients et le niveau d'accès pour chacun.

Le rôle dans votre organisation est indépendant du niveau d'accès chez un client. Un éditeur ou lecteur de votre organisation peut avoir un accès Lecteur, Éditeur ou Administrateur selon le client. L'accès Administrateur chez un client apparaît sous le rôle Partenaire. Un retrait par le client bloque l'accès, y compris pour vos propriétaires et administrateurs.

Retirer une personne de votre organisation met immédiatement fin à son accès à tous les clients. Votre personnel ne compte pas dans les places d'équipe d'un client.

Dans Clients, ajoutez et consultez les marques gérées par votre organisation. Cliquez sur Ouvrir à côté d’un client, ou sélectionnez-le dans Changer d'espace de travail, pour travailler dans son espace distinct. Les passeports, l'équipe et les paramètres de chaque client restent dans son propre espace de travail, séparés des vôtres et de ceux de chaque autre client.

Choisir qui travaille pour chaque client

1. Dans votre propre espace, ouvrez Paramètres du partenaire → Équipe partenaire et invitez une personne. Pour un Éditeur ou un Lecteur, chaque client est initialement sur Aucun accès. Choisissez Lecteur, Éditeur ou Administrateur pour chaque client concerné. Ces choix s'appliquent à l'acceptation de l'invitation, pour les clients que vous gérez encore. Une invitation comme Administrateur donne accès à tous les clients.

2. Pour un éditeur ou lecteur déjà présent, sélectionnez Choisir les clients près de son nom dans Paramètres du partenaire → Équipe partenaire. Modifiez les niveaux, puis cliquez sur Enregistrer les modifications. Annuler abandonne les modifications. Pour gérer l'équipe d'un seul client, ouvrez son menu ⋯ dans Clients et choisissez Personnes.

L'accès des propriétaires et administrateurs à tous les clients est fixe. Pour limiter les clients d'un administrateur, passez d'abord son rôle à Éditeur ou Lecteur dans votre équipe, puis utilisez Choisir les clients. Le rôle du propriétaire ne peut pas être changé. Après ce changement, l'ancien administrateur conserve ses clients avec le nouveau niveau. Passer d'Éditeur à Lecteur ou inversement dans votre organisation ne change pas les niveaux chez les clients.

Choisissez Aucun accès pour retirer un éditeur ou lecteur d'un client. Son rôle dans l'organisation partenaire ne détermine pas à lui seul son accès aux clients.

Un nouvel éditeur ou lecteur arrive sans client si vous n'en choisissez aucun dans l'invitation. Un client nouvellement créé ou accepté commence avec les propriétaires et administrateurs uniquement. Ajoutez les autres personnes via Personnes. Ces règles concernent les nouvelles personnes et les nouveaux clients. Les accès existants sont conservés.

Si un client a retiré une personne, vous ne pouvez pas l'affecter à nouveau tant que le retrait reste actif. Le propriétaire ou les administrateurs du client lui-même doivent sélectionner Autoriser à nouveau dans Paramètres → Équipe. Un propriétaire ou administrateur du partenaire retrouve son accès immédiatement. Pour un éditeur ou lecteur, choisissez ensuite à nouveau le client et le niveau.

La page Clients

Les propriétaires et administrateurs voient les clients gérés par votre organisation. Les éditeurs et lecteurs voient uniquement ceux auxquels ils ont accès. Si aucun client ne vous est attribué, demandez l'accès à un administrateur de votre organisation partenaire.

• Offre : l’offre du client, la date de fin d’essai ou un échec de paiement.
• Publiés : les passeports publics par rapport à la limite de l’offre.
• À traiter : les passeports publiés présentant un problème et les brouillons qui ne sont pas prêts à publier, comme dans le tableau de bord du client.
• En attente de vous : les produits qu’un assistant a demandé à une personne de publier.
• Dernière activité : la dernière modification d’un passeport dans l’espace de travail.

Les cartes au-dessus de la liste comptent vos clients, tous les éléments à traiter et les essais qui se terminent dans les sept prochains jours. La recherche trouve un client par son nom ; À traiter conserve ceux qui nécessitent une intervention. Les clients ayant le plus d’éléments à traiter apparaissent en premier.

Cliquez sur Ouvrir pour travailler chez un client. Le haut du menu affiche votre organisation et le nom du client ; Clients revient à la liste de votre organisation. Le nom du client apparaît aussi lors de la publication d’un passeport et de l’importation d’un fichier.

Seuls les propriétaires et administrateurs de votre organisation voient les demandes en attente et les collaborations terminées.

Une demande à un espace existant reste indiquée comme en attente jusqu’à la réponse de la marque.

Une collaboration terminée reste dans la liste pendant 30 jours, avec sa date de fin, sans donner accès à l’espace ni à ses passeports. Masquer retire cette ligne de votre vue dans ce navigateur ; Annuler la rétablit. Afficher les clients masqués révèle les lignes masquées ; Restaurer en remet une dans la liste normale pendant ces 30 jours. Une nouvelle collaboration apparaît normalement. Une marque existante conserve son essai ou son offre lorsqu’elle accepte une demande de gestion ; le transfert de sa facturation est une étape distincte.

Clients donne une vue d’ensemble des marques que vous gérez. Tableau de bord montre les passeports et l’activité de l’espace ouvert. Votre espace partenaire peut gérer des clients avec le plan Gratuit. Chaque client a son propre plan.

Votre espace partenaire est aussi votre Espace démo. Tant que votre accord de partenariat est en vigueur, les passeports que vous créez dans l’Espace démo sont des passeports de démo. Les passeports de démo n’affichent jamais « Propulsé par PassportCraft ». Tant que votre accord de partenariat est en vigueur, vous pouvez aussi modifier Paramètres de la démo → Marque sans plan payant. Un domaine personnalisé se configure dans l’espace d’un client, pas dans l’Espace démo.

Tant que votre accord de partenariat est en vigueur, l’Espace démo a des limites fixes, et vous ne pouvez pas y souscrire de plan. Paramètres de la démo → Quotas de l’Espace démo indique chaque limite et la part que vous en avez utilisée.

Appuyez sur ⌘K pour trouver et ouvrir un client auquel vous avez accès. Le menu des espaces de travail comporte aussi une icône de recherche qui ouvre le champ de recherche.

Ce que le rôle Partenaire peut et ne peut pas faire

Dans l'espace de travail d'un client, le rôle Partenaire peut faire ce qu'un administrateur peut faire : créer, modifier, importer, publier et dépublier des passeports, approuver une demande de publication d'un assistant, gérer l'équipe du client, créer des clés API et connecter des assistants. Il peut aussi faire l'attestation de détention des GTIN du client pour ses déclarations françaises de coût environnemental, une fois que quelqu'un dans votre organisation a confirmé que le client vous a donné une autorisation écrite. Vous confirmez cela dans l'éditeur de passeport, la première fois que vous déposez une déclaration française pour ce client.

Le rôle Partenaire ne peut pas devenir propriétaire du client, et il ne peut pas accepter ou refuser une demande au nom du client. Il ne peut pas non plus mettre fin à la relation depuis l’espace de travail du client. Votre organisation y met fin depuis Clients, et le propriétaire ou les administrateurs du client peuvent y mettre fin dans leurs propres paramètres. Tant que vous payez le plan d'un client, son onglet Facturation est masqué pour tout le monde dans son espace de travail, y compris son propriétaire.

Libérer un client

Pour ne plus gérer un client, un propriétaire ou un administrateur ouvre le menu ⋯ sur la ligne du client dans Clients et choisit Libérer le client. Dès que vous confirmez, votre équipe perd l’accès au client. Chaque clé et chaque assistant que vous y avez connectés cessent de fonctionner. Si vous payez le forfait du client, nous arrêtons de le renouveler sur votre carte et invitons le client à le payer directement. Les passeports publiés du client restent en ligne.

PassportCraft peut aussi libérer un client au nom de votre organisation, avec le même effet. Le client apparaît alors dans Clients comme une collaboration terminée.

Clés API pour vos clients

Lorsque vous créez une clé dans Paramètres du partenaire → Clés API, la boîte de dialogue comporte une section appelée Clients auxquels cette clé peut accéder. Cochez un client pour permettre à cette clé d'utiliser l'API dans l'espace de travail de ce client. Là, la clé ne peut faire que ce qu'elle peut faire dans votre organisation. Le dépôt de déclarations pour un client reste désactivé tant que son autorisation écrite n'est pas confirmée. L'autorisation keys:admin, décrite comme « Donner aux clés de votre organisation l'accès à vos clients, ou retirer cet accès, via l'API », ne s'applique qu'à votre propre organisation.

Vous pouvez aussi donner à une clé l'accès à un client, ou le retirer, via l'API PassportCraft : un appel dans chaque sens, depuis un planificateur ou toute intégration que vous exploitez. Un appel qui demande une autorisation que la clé n'a pas dans votre organisation est refusé avec scope_exceeds_key. Un appel qui demande le dépôt avant que l'autorisation écrite du client soit confirmée est refusé avec france_mandate_required. Un client peut aussi retirer l'accès de l'une de vos clés à son espace de travail depuis ses propres paramètres ; voir Travailler avec un partenaire.

Les clés live peuvent lire et modifier de vrais passeports. Tant que votre accord de partenariat est en vigueur, vous pouvez utiliser une clé live dans votre propre espace de travail, votre Espace démo, avec n'importe quel plan. Les paramètres de l'Espace démo se trouvent sous Paramètres de la démo. Tant que votre accord de partenariat est en vigueur, une clé live ne peut agir sur un client que lorsque l'un de vos clients est sur un plan payant Pro ou Scale. Un client en période d'essai, ou avec un paiement refusé, ne compte pas. D'ici là, la boîte de dialogue masque Clients auxquels cette clé peut accéder pour une clé live.

Connecter un assistant à un client

Un assistant se connecte à un seul espace de travail à la fois. Pour en connecter un à un client, passez d'abord à l'espace de travail de ce client. L'écran de consentement nomme alors le client, afin que vous puissiez distinguer vos clients. Une connexion ne peut avoir que six autorisations fixes, et le dépôt auprès d'un régulateur n'en fait jamais partie, que ce soit vous ou le client qui connecte l'assistant.

Payer pour vos clients

Les plans ouverts pour vos clients sur votre compte sont facturés sur le moyen de paiement de vos Paramètres du partenaire → Facturation des clients. Seuls les propriétaires et les administrateurs voient Facturation des clients. Cette page indique, pour chaque client, son forfait, notre prix public, ce que vous payez et la date de renouvellement. Voir les factures liste toutes les factures que nous vous avons envoyées. Vous pouvez les filtrer par client et les télécharger avec Exporter en CSV. Tant que votre accord de partenariat est en vigueur, Facturation des clients renvoie aussi à la page qui indique les limites de votre Espace démo.

Chaque client garde son propre plan et sa propre limite de publication, si bien que faire passer un client à un plan supérieur ne change jamais ce qu'un autre client peut faire.

Ce que voient vos clients

Vos clients savent toujours que votre organisation est impliquée :

• Paramètres → Espace de travail nomme votre organisation et affiche un bouton Mettre fin à la collaboration.
• La section Équipe liste votre personnel comme « via [votre organisation] », et le client peut le retirer un par un.
• Paramètres → Connexions signale chaque assistant que votre personnel a connecté comme connecté par votre organisation.
• Chaque modification apportée par votre personnel est enregistrée sous le nom de cette personne dans l'historique du passeport.

Tant que vous payez l’offre d’un client, sa section Facturation est masquée. Paramètres → Espace de travail indique le nom de l’offre et que votre organisation la paie. Le client continue de voir sa limite de publication là où l’application l’affiche. Vos factures et votre carte de paiement ne sont pas affichées dans l’espace de travail du client.

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