Klanten beheren

Hoe een organisatie partner wordt

PassportCraft richt uw organisatie in als partner. Voordat u een klant toevoegt, accepteert een eigenaar of beheerder de partnerovereenkomst onder Partnerinstellingen → Partnervoorwaarden. Daarna voegt u elke klant zelf toe, via Klanten.

Is uw bedrijf in de EU gevestigd, vul dan bij het accepteren het btw-nummer in. Na het accepteren toont Partnervoorwaarden of het VIES-register van de EU het nummer heeft gecontroleerd. Vervangt een nieuwe versie van de overeenkomst de versie die u hebt geaccepteerd, accepteer de nieuwe versie dan op dezelfde pagina voordat u uw volgende klant toevoegt.

Een klant toevoegen

Open Klanten in het menu, druk op Klant toevoegen en kies een nieuwe of bestaande werkruimte. Alleen eigenaren en beheerders kunnen een klant toevoegen.

Heeft uw organisatie de geldende partnerovereenkomst nog niet geaccepteerd, dan toont het paneel „Accepteer de partnerovereenkomst voordat u een klant toevoegt.” In plaats van het formulier ziet u dan de knop Partnervoorwaarden bekijken. Dat geldt voor een nieuwe werkruimte en voor een verzoek aan een bestaande werkruimte.

Een nieuwe werkruimte. Vul de merknaam in, en daarna Officiële bedrijfsnaam van de klant en E-mailadres voor onze meldingen aan de klant. Op dat adres sturen wij de klant onze gegevensbeschermings- en servicemeldingen. Kies vervolgens Starter, Pro of Scale; Pro is vooraf geselecteerd. Elk klantabonnement wordt jaarlijks gefactureerd, en de abonnementskaarten tonen de jaarprijs. Fabrikantgegevens kunt u later toevoegen onder Instellingen → Fabrikant. Controleer klant, abonnement, betaalmethode en het bedrag dat vandaag verschuldigd is voordat u de klant aanmaakt en betaalt. Bevestig in het betalingsoverzicht de jaarlijkse facturering voor deze klant; het hele jaar wordt vooraf betaald. Bevestig daar ook dat de klant uw organisatie heeft gemachtigd om PassportCraft namens de klant te gebruiken. Daaronder valt het accepteren van de Algemene voorwaarden en de Verwerkersovereenkomst van PassportCraft namens de klant. Het overzicht bevat ook een link naar de facturerings- en opzeggingsvoorwaarden. Nieuwe klanten krijgen geen voorbeeldpaspoorten en geen proefperiode.

U heeft overeengekomen betalingsvoorwaarden en een betaalmethode nodig om een werkruimte aan te maken. Voeg de betaalmethode toe onder Partnerinstellingen → Klantfacturatie; opslaan start geen abonnement. Als het scherm bevestigt dat het betaalde abonnement niet kon worden geactiveerd, blijft de werkruimte op het gratis abonnement; neem contact op met support om het betaalde abonnement te activeren. Als het verzoek of de betaling nog wordt gecontroleerd, volg dan de status op het scherm en dien het verzoek niet opnieuw in.

Een bestaande werkruimte. Gebruikt het merk al PassportCraft, vul dan het werkruimteadres of het e-mailadres van een eigenaar of beheerder in. Het adres kunt u kopiëren onder Instellingen → Werkruimte; het is het deel na /o/ in de URL, niet de werkruimte-ID. PassportCraft stuurt hun een e-mail en zij accepteren of weigeren onder Instellingen → Werkruimte. Totdat zij accepteren, heeft u geen toegang. Eigenaren en beheerders kunnen de verzoekmelding voor hun browsersessie verbergen en het verzoek nog steeds in Instellingen bekijken.

Hebt u de klant aangemaakt als nieuwe werkruimte, dan kunt u later de officiële bedrijfsnaam of het e-mailadres voor meldingen wijzigen. Open in Klanten het menu ⋯ op de rij van de klant en kies Klantgegevens.

Een organisatie die klanten beheert kan zelf geen klant worden, en een klant kan geen klanten beheren.

Werken in de werkruimte van een klant

Eigenaren en beheerders werken voor alle klanten. Voor redacteuren en lezers kiest een beheerder van de partner de klanten en het toegangsniveau per klant.

De rol in uw organisatie en het toegangsniveau bij een klant staan los van elkaar. Een redacteur of lezer in uw organisatie kan per toegewezen klant toegang krijgen als Lezer, Redacteur of Beheerder. Beheerderstoegang bij een klant verschijnt als de rol Partner. Verwijdert de klant een medewerker, dan vervalt diens toegang. Dit geldt ook voor uw eigenaren en beheerders.

Als u iemand uit uw organisatie verwijdert, vervalt diens toegang tot alle klanten meteen. Uw medewerkers tellen niet mee voor de teamplekken van een klant.

Onder Klanten voegt u de merken toe die uw organisatie beheert en houdt u het overzicht. Druk naast een klant op Openen, of kies deze onder Van werkruimte wisselen, om in de afzonderlijke werkruimte te werken. De paspoorten, het team en de instellingen van elke klant blijven in de eigen werkruimte van die klant, gescheiden van die van u en van elke andere klant.

Kiezen wie voor elke klant werkt

1. Open in uw eigen werkruimte Partnerinstellingen → Partnerteam en nodig iemand uit. Voor Redacteur of Lezer staat elke klant eerst op Geen toegang. Kies Lezer, Redacteur of Beheerder per benodigde klant. De keuzes gelden na acceptatie van de uitnodiging, voor klanten die uw organisatie nog beheert. Een uitnodiging als Beheerder geeft toegang tot alle klanten.

2. Kies voor een bestaande redacteur of lezer Klanten kiezen naast de naam in Partnerinstellingen → Partnerteam. Wijzig de niveaus en klik op Wijzigingen opslaan. Annuleren verwerpt uw wijzigingen. Om het personeel van één klant te beheren, opent u het ⋯-menu bij die klant in Klanten en kiest u Personen.

Eigenaren en beheerders hebben vaste toegang tot alle klanten. Om de klanten van een beheerder te beperken, maakt u die persoon eerst Redacteur of Lezer in Team. Gebruik daarna Klanten kiezen. De rol van de eigenaar kan niet worden gewijzigd. De voormalige beheerder behoudt de klanten op het nieuwe niveau. Wisselen tussen Redacteur en Lezer in uw organisatie verandert de klantniveaus niet.

Kies Geen toegang om een redacteur of lezer bij een klant te verwijderen. De rol in de partnerorganisatie bepaalt niet op zichzelf de toegang tot klanten.

Een nieuwe redacteur of lezer begint zonder klanten als u er geen kiest in de uitnodiging. Een nieuw aangemaakte of geaccepteerde klant begint alleen met eigenaren en beheerders. Voeg andere medewerkers toe via Personen. Deze begininstellingen gelden voor nieuwe mensen en klanten. Bestaande toegang blijft behouden.

Heeft een klant iemand verwijderd, dan kunt u die persoon niet opnieuw toewijzen zolang de verwijdering geldt. De eigen eigenaar of beheerders van de klant moeten eerst Opnieuw toestaan kiezen in Instellingen → Team. Een eigenaar of beheerder van de partner krijgt meteen weer toegang. Voor een redacteur of lezer kiest u daarna opnieuw de klant en het niveau.

Het scherm Klanten

Eigenaren en beheerders zien de klanten die uw organisatie beheert. Redacteuren en lezers zien alleen klanten waartoe ze toegang hebben. Vraag een beheerder van uw partnerorganisatie om toegang als u geen toegewezen klanten hebt.

• Abonnement: het abonnement van de klant, de einddatum van een proefperiode of een mislukte betaling.
• Gepubliceerd: het aantal openbare paspoorten ten opzichte van de abonnementslimiet.
• Aandacht nodig: gepubliceerde paspoorten met een probleem en concepten die nog niet klaar zijn voor publicatie; hetzelfde aantal als op het dashboard van de klant.
• Wacht op u: producten waarvoor een assistent iemand heeft gevraagd te publiceren.
• Laatste activiteit: wanneer een paspoort in de werkruimte voor het laatst is gewijzigd.

De kaarten boven de lijst tellen uw klanten, alles wat aandacht nodig heeft en de proefperiodes die binnen zeven dagen eindigen. Zoeken vindt klanten op naam en Werk nodig toont alleen klanten waarbij iets moet worden opgelost. Klanten die de meeste aandacht nodig hebben, staan bovenaan.

Druk op Openen om in de werkruimte van een klant te werken. Bovenaan het menu ziet u uw organisatie en de klantnaam; Klanten brengt u terug naar de klantenlijst van uw organisatie. De klantnaam verschijnt ook wanneer u een paspoort publiceert of een bestand importeert.

Alleen eigenaren en beheerders van uw organisatie zien openstaande verzoeken en beëindigde samenwerkingen.

Een verzoek aan een bestaande werkruimte blijft als onbeantwoord in de lijst staan totdat het merk reageert.

Een beëindigde samenwerking blijft 30 dagen in de lijst staan, met de einddatum. Deze geeft geen toegang tot de werkruimte of paspoorten. Verbergen verwijdert die rij uit uw weergave in deze browser; Ongedaan maken brengt de rij terug. Verborgen klanten tonen toont verborgen rijen, waar Herstellen een rij binnen die 30 dagen naar de gewone lijst terugzet. Een nieuwe samenwerking verschijnt normaal. Bestaande merken behouden hun proefperiode of abonnement wanneer zij een beheerverzoek accepteren; hun facturering overnemen is een afzonderlijke stap.

Klanten geeft een overzicht van de merken die u beheert. Dashboard toont de paspoorten en activiteit van de geopende werkruimte. Uw partnerwerkruimte kan klanten beheren op het gratis plan. Elke klant heeft een eigen plan.

Uw partnerwerkruimte is ook uw Demo-omgeving. Zolang uw partnerovereenkomst loopt, zijn de paspoorten die u in de Demo-omgeving maakt demopaspoorten. Demopaspoorten tonen nooit „Powered by PassportCraft”. Zolang uw partnerovereenkomst loopt, kunt u ook Demo-instellingen → Merk wijzigen zonder betaald plan. U stelt een eigen domein in vanuit de werkruimte van een klant, niet vanuit de Demo-omgeving.

Zolang uw partnerovereenkomst loopt, heeft de Demo-omgeving vaste limieten en kunt u er geen plan voor kopen. Demo-instellingen → Demolimieten toont elke limiet en hoeveel u ervan hebt gebruikt.

Druk op ⌘K om een toegankelijke klant te vinden en te openen. Het werkruimtemenu heeft ook een zoekpictogram; als u het selecteert, opent het zoekveld.

Wat de rol Partner wel en niet mag doen

In de werkruimte van een klant kan de rol Partner alles wat een beheerder kan: paspoorten aanmaken, bewerken, importeren, publiceren en publicatie ongedaan maken, een publicatieverzoek van een assistent goedkeuren, het team van de klant beheren, API-sleutels aanmaken en assistenten verbinden. Ook kan deze rol de bevestiging van het GTIN-eigendom van de klant geven voor diens Franse coût-environnemental-verklaringen, zodra iemand in uw organisatie heeft bevestigd dat de klant u een schriftelijke machtiging heeft gegeven. U bevestigt dit in de paspoorteditor, de eerste keer dat u een Franse verklaring voor die klant indient.

De rol Partner kan geen eigenaar van de klant worden, en kan een verzoek niet namens de klant accepteren of afwijzen. Vanuit de werkruimte van de klant kan de rol de samenwerking ook niet beëindigen. Uw organisatie beëindigt de samenwerking via Klanten, en de eigen eigenaar of beheerders van de klant kunnen haar beëindigen in hun eigen Instellingen. Zolang u het abonnement van een klant betaalt, is diens tabblad Facturering voor iedereen in zijn werkruimte verborgen, ook voor zijn eigenaar.

Een klant vrijgeven

Wilt u een klant niet langer beheren, dan opent een eigenaar of beheerder in Klanten het menu ⋯ op de rij van de klant en kiest Klant vrijgeven. Zodra u bevestigt, verliest uw team de toegang tot de klant. Elke sleutel en elke assistent die u daar heeft verbonden, werkt niet meer. Betaalt u het abonnement van de klant, dan verlengen we het niet langer op uw kaart en nodigen we de klant uit om er rechtstreeks voor te betalen. De gepubliceerde paspoorten van de klant blijven online.

PassportCraft kan een klant ook namens uw organisatie vrijgeven, met hetzelfde gevolg. De klant staat daarna in Klanten als beëindigde samenwerking.

API-sleutels voor uw klanten

Wanneer u een sleutel aanmaakt in Partnerinstellingen → API-sleutels, bevat het dialoogvenster een sectie met de naam Klanten waartoe deze sleutel toegang kan krijgen. Vink een klant aan om deze sleutel de API te laten gebruiken in de werkruimte van die klant. Daar kan de sleutel alleen wat hij ook in uw organisatie kan. Het indienen van verklaringen voor een klant blijft uitgeschakeld totdat diens schriftelijke machtiging is bevestigd. De bevoegdheid keys:admin, omschreven als „De sleutels van uw organisatie via de API toegang geven tot uw klanten, of die toegang intrekken", geldt alleen voor uw eigen organisatie.

U kunt een sleutel ook via de PassportCraft-API toegang tot een klant geven of die toegang intrekken: één aanroep per richting, vanuit een planner of een integratie die u zelf beheert. Een aanroep die om een bevoegdheid vraagt die de sleutel niet heeft in uw organisatie, wordt geweigerd met scope_exceeds_key. Een aanroep die om indienen vraagt voordat de schriftelijke machtiging van de klant is bevestigd, wordt geweigerd met france_mandate_required. Een klant kan de toegang van een van uw sleutels tot zijn werkruimte ook zelf intrekken, in zijn eigen instellingen; zie Werken met een partner.

Live-sleutels kunnen echte paspoorten lezen en wijzigen. Zolang uw partnerovereenkomst loopt, kunt u een live-sleutel gebruiken in uw eigen werkruimte, uw Demo-omgeving, met elk abonnement. De instellingen van de Demo-omgeving staan onder Demo-instellingen. Zolang uw partnerovereenkomst loopt, kan een live-sleutel pas voor een klant werken zodra een van uw klanten een betaald Pro- of Scale-plan heeft. Een klant in een proefperiode, of met een mislukte betaling, telt niet mee. Tot die tijd verbergt het dialoogvenster Klanten waartoe deze sleutel toegang kan krijgen voor een live-sleutel.

Een assistent met een klant verbinden

Een assistent is telkens met één werkruimte verbonden. Om er een met een klant te verbinden, wisselt u eerst naar de werkruimte van die klant. Het toestemmingsscherm noemt dan de klant, zodat u uw klanten uit elkaar kunt houden. Een verbinding kan maar zes vaste bevoegdheden hebben, en indienen bij een toezichthouder hoort daar nooit bij, of u de assistent nu zelf verbindt of de klant dat doet.

Betalen voor uw klanten

De abonnementen die u voor uw klanten opent via uw account, worden afgeschreven van de betaalmethode in uw Partnerinstellingen → Klantfacturatie. Alleen eigenaren en beheerders zien Klantfacturatie. Daar staan per klant het abonnement, onze openbare prijs, wat u betaalt en wanneer het abonnement wordt verlengd. Facturen bekijken toont elke factuur die we u hebben gestuurd. U kunt de lijst per klant filteren en downloaden met CSV exporteren. Zolang uw partnerovereenkomst loopt, linkt Klantfacturatie ook naar de pagina met de limieten van uw Demo-omgeving.

Elke klant behoudt zijn eigen abonnement en zijn eigen publicatielimiet, zodat het upgraden van één klant nooit verandert wat een andere klant kan doen.

Wat uw klanten zien

Uw klanten weten altijd dat uw organisatie betrokken is:

• Instellingen → Werkruimte noemt uw organisatie en toont een knop Beheerovereenkomst beëindigen.
• Het onderdeel Team vermeldt uw medewerkers als „Toegevoegd via [uw organisatie]", en de klant kan hen één voor één verwijderen.
• Instellingen → Verbindingen markeert elke assistent die uw medewerkers hebben verbonden als verbonden door uw organisatie.
• Elke wijziging die uw medewerkers aanbrengen, wordt in de geschiedenis van het paspoort vastgelegd onder de naam van die persoon.

Zolang u het abonnement van een klant betaalt, is diens onderdeel Facturering verborgen. Instellingen → Werkruimte toont de naam van het abonnement en dat uw organisatie ervoor betaalt. De klant ziet zijn publicatielimiet nog steeds waar de app die toont. Uw facturen en betaalkaart worden niet getoond in de werkruimte van de klant.

Gerelateerde artikelen

• Werken met een partner: dezelfde samenwerking vanuit het perspectief van uw klant.
• Organisatie-instellingen en teamrollen: de rest van de instellingen, en het volledige rollenoverzicht.