Organisatie-instellingen en teamrollen

De tien onderdelen van Instellingen

De meeste hiervan beginnen ingevuld vanuit de onboardingwizard — zie Uw account en organisatie instellen — en alles wat daar is ingevoerd, kan hier later worden gewijzigd.

In een partnerorganisatie, die de werkruimten van andere merken beheert, zien eigenaren en beheerders ook Klantfacturatie en Partnervoorwaarden; zie Klanten beheren. De eigen werkruimte van de partner, de Demo-omgeving, heeft geen onderdeel Eigen domein. Een partner stelt een eigen domein in vanuit de werkruimte van een klant. Zolang de partnerovereenkomst loopt, heeft de Demo-omgeving vaste limieten en kan de partner er geen plan voor kopen.

De vier rollen

Zolang een partner het abonnement van deze werkruimte betaalt, is Facturering voor elke rol verborgen, ook voor de eigenaar.

Een paar details die het waard zijn om te weten:

• Lezer is alleen-lezen in het hele product: lezers kunnen paspoorten en de meeste instellingen openen, maar kunnen niets wijzigen, en vier onderdelen — Facturering, Gegevensexport, API-sleutels en Verbindingen — zijn volledig voor hen verborgen. Ze staan niet in de lijst onder Instellingen in de zijbalk, en wie een van die adressen rechtstreeks intypt, komt in plaats daarvan op Werkruimte uit.
• Redacteur doet het dagelijkse paspoortwerk, inclusief paspoorten naar en uit de prullenbak verplaatsen. Redacteuren kunnen de pagina's Facturering, Gegevensexport en API-sleutels zien, maar kunnen het abonnement niet wijzigen en geen sleutel uitgeven. Onder Verbindingen kunnen ze het toegangsverzoek van een assistent goedkeuren en de verbinding weer verbreken, en ze kunnen de onderdelen Merk, Eigen domein en Talen bekijken zonder er iets te wijzigen.
• Eigenaar is de persoon die de organisatie heeft aangemaakt. Er is er precies één, de rol kan aan niemand anders worden toegewezen, en de eigenaar kan niet worden verwijderd of via de teamlijst van rol worden gewijzigd.
• De rol Partner hoort bij de medewerkers van een partnerbedrijf dat uw werkruimte beheert (zie Werken met een partner). Wie deze rol heeft, kan alles wat een beheerder kan, behalve eigenaar worden, de samenwerking beëindigen of Facturering openen zolang de partner uw abonnement betaalt. Andere partnermedewerkers kunnen toegang als Lezer of Redacteur hebben. Deze rol kan geen sleutel roteren die door het eigen team van de werkruimte is aangemaakt. Ook sleutels die toegang beheren met keys:admin of op andere werkruimtes werken, moeten door de eigen eigenaar of beheerders van de werkruimte worden geroteerd.
• Niemand kan zijn eigen lidmaatschap wijzigen of verwijderen via het onderdeel Team.

Uw partner kiest het toegangsniveau van elke medewerker. U kunt dit niet wijzigen in Team. Alleen de eigen eigenaar of beheerders van uw werkruimte kunnen een partnermedewerker verwijderen. Partnermedewerkers kunnen vanuit uw werkruimte geen collega verwijderen, ook niet met beheerderstoegang.

De verwijdering blijft voor deze samenwerking gelden totdat uw eigen eigenaar of beheerders Opnieuw toestaan kiezen in Instellingen → Team. Een eigenaar of beheerder van de partner krijgt dan meteen weer toegang. Andere medewerkers moet de partner opnieuw toewijzen; toestaan alleen herstelt hun toegang niet.

Een teamlid uitnodigen

U hebt de rol beheerder of eigenaar nodig, en een vrije zitplaats: leden plus openstaande uitnodigingen tellen mee voor de zitplaatsen van uw abonnement (1 op Free, 3 op Starter, 10 op Pro, onbeperkt op Scale; zie Abonnementen en publicatielimieten).

1. Ga naar Instellingen → Team en klik op Uitnodigen.
2. Voer het e-mailadres van de persoon in en kies een rol — Beheerder, Redacteur of Lezer (de standaard).
3. Klik op Uitnodiging versturen. De uitnodiging belandt in hun inbox met een acceptatielink.

De uitnodiging verschijnt nu onder Openstaande uitnodigingen met de vervaldatum; uitnodigingen blijven 7 dagen geldig. Van daaruit kunt u de Uitnodigingslink kopiëren (dezelfde link als in de e-mail, handig als de e-mail in een spamfilter blijft hangen of u ze liever via chat deelt) of de uitnodiging annuleren, wat de link ongeldig maakt.

Kon de e-mail niet worden verzonden, dan ziet u "Uitnodiging aangemaakt, maar e-mail kon niet worden verzonden. Kopieer de link om handmatig te delen." De uitnodiging is nog steeds geldig; alleen de verzending is mislukt.

Wat de genodigde ziet

De uitnodigingslink opent een pagina die uw organisatie en de aangeboden rol benoemt:

• Uitgelogd: ze worden gevraagd een account aan te maken (met het uitgenodigde e-mailadres alvast ingevuld) of in te loggen, en daarna terug te keren om te accepteren.
• Ingelogd: ze bekijken de gegevens en klikken op accepteren, waarna ze op het dashboard van uw organisatie belanden.

De acceptatie is gebonden aan het uitgenodigde adres: een account met een ander e-mailadres krijgt "Deze uitnodiging is naar een ander e-mailadres verzonden." Elke uitnodiging kan eenmaal worden geaccepteerd, en een verlopen uitnodiging toont een vervalmelding; stuur gewoon een nieuwe uitnodiging.

Rollen wijzigen en leden verwijderen

In de ledenlijst kunnen beheerders en eigenaren elk lid (behalve de eigenaar en henzelf) wisselen tussen Beheerder, Redacteur en Lezer met het rolmenu, of ze verwijderen met de prullenbakknop. Wijzigingen gaan onmiddellijk in; een lid verwijderen raakt geen enkel paspoort aan waaraan ze hebben gewerkt.

Standaardwaarden voor de fabrikant

Het onderdeel Fabrikant bevat de gegevens die het fabrikantgedeelte van elk nieuw paspoort alvast invullen: bedrijfsnaam, adres, land, contact-e-mailadres en website, plus de EU-conformiteitsvelden — EORI-nummer en EU-verantwoordelijke. Zoals de pagina zelf zegt, worden de standaardwaarden automatisch toegepast op elk nieuw paspoort en kunnen ze per paspoort worden overschreven. Door ze hier volledig te houden, hoeft u ze nooit opnieuw in de editor te typen.

De EU-verantwoordelijke is aanbevolen, niet verplicht. Produceert u buiten de EU, dan moet iemand die in de EU is gevestigd verantwoordelijk zijn voor het product voordat het in de EU in de handel wordt gebracht — maar die marktdeelnemer hoeft geen verantwoordelijke persoon te zijn die u zelf aanwijst. Uw EU-importeur op het paspoort opgeven beantwoordt dezelfde eis, omdat de importeur een van de marktdeelnemers is die deze rol kan vervullen. Een paspoort waarin geen van beide is ingevuld, wordt gewoon gepubliceerd; er hoort alleen een advies bij dat hierop wijst. Hoe adviezen van fouten verschillen, leest u in Volledigheid en validatie.

Merkinstellingen

Het onderdeel Merk bepaalt hoe uw openbare paspoortpagina's eruitzien:

• Logo — PNG, JPEG of WebP tot 10 MB (SVG wordt niet ondersteund). Upload een nieuwe of hergebruik een afbeelding uit uw bibliotheek; het logo verschijnt op elke gepubliceerde paspoortpagina.
• Kleuren — een primaire en een accentkleur voor de paspoortpagina, met een live voorbeeld.
• PassportCraft-branding — op betaalde abonnementen bepaalt een schakelaar of "Mogelijk gemaakt door PassportCraft" op uw pagina's verschijnt. Free-abonnementen tonen dit altijd.

Eigenaren en beheerders kunnen deze instellingen wijzigen. Redacteuren en lezers zien ze, maar kunnen ze niet wijzigen.

Zolang de partnerovereenkomst loopt, kan een partner Demo-instellingen → Merk wijzigen zonder betaald plan. Demopaspoorten die in de Demo-omgeving zijn gemaakt, tonen nooit "Mogelijk gemaakt door PassportCraft". Daarom heeft die pagina er geen schakelaar voor. Zie Klanten beheren.

API-sleutels

Het onderdeel API-sleutels geeft de inloggegevens uit waarmee uw eigen systemen paspoorten bereiken via de PassportCraft-API. Een sleutel wordt gelezen door uw servers, nooit door een browser, en wie hem heeft, handelt namens uw organisatie. Aanmaken, roteren en intrekken is voorbehouden aan eigenaren en beheerders. Een redacteur ziet de lijst, zonder de knoppen en met een melding die dat uitlegt; een lezer ziet het onderdeel helemaal niet — het ontbreekt in de lijst onder Instellingen in de zijbalk, en wie het adres rechtstreeks intypt, komt op Werkruimte uit.

Sleutel aanmaken vraagt om vier dingen:

• Naam — maximaal 100 tekens. De naam kenmerkt de sleutel in deze lijst en in het auditspoor, dus noem hem naar de plek waar hij draait.
• Modus — Test staat voorgeselecteerd: een testsleutel werkt op gescheiden gegevens en kan een gepubliceerd paspoort niet lezen en niet wijzigen. Live werkt op uw echte paspoorten, en wat die sleutel wijzigt, zien uw klanten.
• Wat deze sleutel mag — leestoegang tot paspoorten, eenheden, documenten en de geschiedenis staat al aangevinkt. Schrijftoegang (paspoorten, eenheden, documenten en indieningen bij een nationaal portaal) voegt u vakje voor vakje toe.
• Vervaldatum — optioneel. Na die datum werkt de sleutel niet meer; laat het veld leeg voor een sleutel zonder einddatum.

Het geheim verschijnt één keer, op het moment dat de sleutel wordt aangemaakt. Alleen een vingerafdruk ervan wordt bewaard, dus het kan later niet opnieuw worden getoond of teruggehaald — niet door u en niet door ons. Kopieer het naar de plek waar uw servers hun geheimen lezen en vink daarna Ik heb deze sleutel op een veilige plek opgeslagen aan; tot dan sluit het dialoogvenster niet. Vanaf dat moment toont de lijst alleen nog de vingerafdruk (pc_sk_live_… of pc_sk_test_…), plus wanneer de sleutel is aangemaakt en voor het laatst is gebruikt.

Roteren geeft een vervangende sleutel uit en laat de oude nog werken gedurende een periode die u kiest — 1 uur, 24 uur (de aanbevolen standaard), 3 dagen of 7 dagen, het toegestane maximum — zodat u de nieuwe zonder onderbreking in productie kunt nemen. Tot die periode afloopt staat de oude sleutel op Wordt vervangen. Intrekken stopt een sleutel onmiddellijk, zonder overlap en zonder weg terug: gebruik dat voor een sleutel die is uitgelekt, en roteer een sleutel die u simpelweg vervangt.

Een organisatie mag 25 niet-ingetrokken sleutels hebben. Bereikt u dat aantal, trek er dan eerst een in voordat u een nieuwe aanmaakt.

Eigen domein, Talen en Verbindingen

Het onderdeel Eigen domein koppelt een subdomein dat al van u is, zoals dpp.yourbrand.com, zodat uw paspoortpagina's en elke QR-code die u downloadt uw domein dragen. Hiervoor is het Pro-abonnement of hoger nodig; Uw eigen domein gebruiken voor paspoorten loopt de DNS-stappen door.

Het onderdeel Talen bepaalt in welke talen uw openbare paspoorten worden gepubliceerd. Elk paspoort wordt altijd in zijn eigen taal en in het Engels gepubliceerd; elk betaald abonnement kan de overige toevoegen, en de pagina wijst op elke markt waarin u verkoopt zonder al in die taal te publiceren.

Het onderdeel Verbindingen toont elke assistent die een teamlid met de werkruimte heeft verbonden. Een assistent kan paspoorten lezen en wijzigingen opstellen. Hij kan niet publiceren, en hij kan een paspoort dat al openbaar is alleen wijzigen via een voorstel dat een persoon goedkeurt. De pagina benoemt wat een verbonden assistent mag; elke vermelding laat zien wanneer hij is verbonden en voor het laatst is gebruikt, en Verbinding verbreken beëindigt zijn toegang meteen.

Facturering en Gegevensexport

Deze twee onderdelen hebben hun eigen handleidingen: Abonnementen en publicatielimieten voor Facturering, en Uw abonnement opzeggen en uw gegevens exporteren voor wat Gegevensexport downloadt.