Gérer vos clients

Comment une organisation devient partenaire

PassportCraft configure votre organisation en tant que partenaire. Dans le cadre de cette configuration, l'espace de travail de votre premier client est soit créé pour lui, soit, si la marque utilise déjà PassportCraft, relié une fois que la marque accepte.

Ajouter un client

Ouvrez Clients dans le menu, cliquez sur Ajouter un client et choisissez un espace de travail nouveau ou existant.

Un nouvel espace de travail. Saisissez le nom de la marque, puis choisissez Starter, Pro ou Scale. Vous pouvez ajouter les coordonnées du fabricant plus tard dans Paramètres → Fabricant. Pro et la facturation annuelle sont présélectionnés ; vous pouvez choisir la facturation mensuelle. Les cartes affichent le prix pour la période choisie. Vérifiez le client, l’offre, le moyen de paiement et le montant dû aujourd’hui avant de créer le client et de payer. Pour une offre annuelle, confirmez la facturation annuelle de ce client dans le récapitulatif du paiement ; l’année entière est payée à l’avance. Le récapitulatif contient également un lien vers les conditions de facturation et de résiliation. Les nouveaux clients ne reçoivent ni passeport d’exemple ni période d’essai.

Vous devez avoir convenu de conditions de paiement et enregistré un moyen de paiement pour créer un espace de travail. Ajoutez-le dans Paramètres → Facturation ; son enregistrement ne démarre aucune offre. Si l’écran confirme que l’offre payante n’a pas pu être activée, l’espace reste sur l’offre gratuite ; contactez l’assistance pour l’activer. Si la demande ou le paiement est encore en cours de vérification, suivez l’état affiché et ne soumettez pas à nouveau la demande.

Un espace de travail existant. Si la marque utilise déjà PassportCraft, saisissez son adresse d’espace de travail ou l’adresse e-mail d’un propriétaire ou administrateur. L’adresse se copie dans Paramètres → Espace de travail : c’est la partie située après /o/ dans l’URL, et non l’identifiant de l’espace. PassportCraft leur envoie un e-mail ; ils acceptent ou refusent dans Paramètres → Espace de travail. Vous n’avez aucun accès avant leur accord. Les propriétaires et administrateurs peuvent masquer la bannière pour leur session de navigation tout en conservant la demande dans les paramètres.

Une organisation qui gère des clients ne peut pas devenir cliente, et une cliente ne peut pas gérer des clients.

Travailler dans l'espace de travail d'un client

Les personnes ayant le rôle propriétaire ou administrateur dans votre organisation obtiennent le rôle Partenaire dans chaque espace de travail client. Les personnes ayant le rôle éditeur ou lecteur obtiennent ce même rôle dans chaque espace de travail client.

Lorsque vous ajoutez quelqu'un à votre équipe dans Paramètres → Équipe, cette personne obtient immédiatement l'accès à chaque client que vous gérez. Lorsque vous la retirez, elle perd l'accès à chaque client au même moment. Votre personnel ne compte jamais dans les places d'équipe d'un client.

Dans Clients, ajoutez et consultez les marques gérées par votre organisation. Cliquez sur Ouvrir à côté d’un client, ou sélectionnez-le dans Changer d'espace de travail, pour travailler dans son espace distinct. Les passeports, l'équipe et les paramètres de chaque client restent dans son propre espace de travail, séparés des vôtres et de ceux de chaque autre client.

La page Clients

Clients présente chaque marque gérée par votre organisation sur une ligne :

• Offre : l’offre du client, la date de fin d’essai ou un échec de paiement.
• Publiés : les passeports publics par rapport à la limite de l’offre.
• À traiter : les passeports publiés présentant un problème et les brouillons qui ne sont pas prêts à publier, comme dans le tableau de bord du client.
• En attente de vous : les produits qu’un assistant a demandé à une personne de publier.
• Dernière activité : la dernière modification d’un passeport dans l’espace de travail.

Les cartes au-dessus de la liste comptent vos clients, tous les éléments à traiter et les essais qui se terminent dans les sept prochains jours. La recherche trouve un client par son nom ; À traiter conserve ceux qui nécessitent une intervention. Les clients ayant le plus d’éléments à traiter apparaissent en premier.

Cliquez sur Ouvrir pour travailler chez un client. Le haut du menu affiche votre organisation et le nom du client ; Clients revient à la liste de votre organisation. Le nom du client apparaît aussi lors de la publication d’un passeport et de l’importation d’un fichier.

Une demande à un espace existant reste indiquée comme en attente jusqu’à la réponse de la marque.

Une collaboration terminée reste dans la liste pendant 30 jours, avec sa date de fin, sans donner accès à l’espace ni à ses passeports. Masquer retire cette ligne de votre vue dans ce navigateur ; Annuler la rétablit. Afficher les clients masqués révèle les lignes masquées ; Restaurer en remet une dans la liste normale pendant ces 30 jours. Une nouvelle collaboration apparaît normalement. Une marque existante conserve son essai ou son offre lorsqu’elle accepte une demande de gestion ; le transfert de sa facturation est une étape distincte.

Clients donne une vue d’ensemble des marques que vous gérez. Tableau de bord montre les passeports et l’activité de l’espace ouvert. Votre espace partenaire peut gérer des clients avec l’offre gratuite ; les passeports que vous y publiez suivent sa propre offre. Chaque client a sa propre offre.

Appuyez sur ⌘K pour trouver et ouvrir un client auquel vous avez accès. Le menu des espaces de travail comporte aussi une icône de recherche qui ouvre le champ de recherche.

Ce que le rôle Partenaire peut et ne peut pas faire

Dans l'espace de travail d'un client, le rôle Partenaire peut faire ce qu'un administrateur peut faire : créer, modifier, importer, publier et dépublier des passeports, approuver une demande de publication d'un assistant, gérer l'équipe du client, créer des clés API et connecter des assistants. Il peut aussi faire l'attestation de détention des GTIN du client pour ses déclarations françaises de coût environnemental, une fois que quelqu'un dans votre organisation a confirmé que le client vous a donné une autorisation écrite. Vous confirmez cela dans l'éditeur de passeport, la première fois que vous déposez une déclaration française pour ce client.

Le rôle Partenaire ne peut pas devenir propriétaire du client, et il ne peut pas accepter, refuser ou mettre fin à la relation au nom du client : seuls le propriétaire ou les administrateurs du client le peuvent. Tant que vous payez le plan d'un client, son onglet Facturation est masqué pour tout le monde dans son espace de travail, y compris son propriétaire.

Clés API pour vos clients

Lorsque vous créez une clé dans Paramètres → Clés API, la boîte de dialogue comporte une section appelée Clients auxquels cette clé peut accéder. Cochez un client pour permettre à cette clé d'utiliser l'API dans l'espace de travail de ce client. Là, la clé ne peut faire que ce qu'elle peut faire dans votre organisation. Le dépôt de déclarations pour un client reste désactivé tant que son autorisation écrite n'est pas confirmée. L'autorisation keys:admin, décrite comme « Donner aux clés de votre organisation l'accès à vos clients, ou retirer cet accès, via l'API », ne s'applique qu'à votre propre organisation.

Vous pouvez aussi donner à une clé l'accès à un client, ou le retirer, via l'API PassportCraft : un appel dans chaque sens, depuis un planificateur ou toute intégration que vous exploitez. Un appel qui demande une autorisation que la clé n'a pas dans votre organisation est refusé avec scope_exceeds_key. Un appel qui demande le dépôt avant que l'autorisation écrite du client soit confirmée est refusé avec france_mandate_required. Un client peut aussi retirer l'accès de l'une de vos clés à son espace de travail depuis ses propres paramètres ; voir Travailler avec un partenaire.

Les clés live, qui peuvent lire et modifier de vrais passeports, deviennent disponibles dès que votre organisation ou l'un de vos clients est sur un plan payant Pro ou Scale. Un client en période d'essai, ou avec un paiement refusé, ne compte pas.

Connecter un assistant à un client

Un assistant se connecte à un seul espace de travail à la fois. Pour en connecter un à un client, passez d'abord à l'espace de travail de ce client. L'écran de consentement nomme alors le client, afin que vous puissiez distinguer vos clients. Une connexion ne peut avoir que six autorisations fixes, et le dépôt auprès d'un régulateur n'en fait jamais partie, que ce soit vous ou le client qui connecte l'assistant.

Payer pour vos clients

Les plans ouverts pour vos clients sur votre compte sont facturés sur le moyen de paiement de vos Paramètres → Facturation. Chaque client garde son propre plan et sa propre limite de publication, si bien que faire passer un client à un plan supérieur ne change jamais ce qu'un autre client peut faire.

Ce que voient vos clients

Vos clients savent toujours que votre organisation est impliquée :

• Paramètres → Espace de travail nomme votre organisation et affiche un bouton Mettre fin à la collaboration.
• La section Équipe liste votre personnel comme « via [votre organisation] », et le client peut le retirer un par un.
• Paramètres → Connexions signale chaque assistant que votre personnel a connecté comme connecté par votre organisation.
• Chaque modification apportée par votre personnel est enregistrée sous le nom de cette personne dans l'historique du passeport.

Tant que vous payez l’offre d’un client, sa section Facturation est masquée. Paramètres → Espace de travail indique le nom de l’offre et que votre organisation la paie. Le client continue de voir sa limite de publication là où l’application l’affiche. Vos factures et votre carte de paiement ne sont pas affichées dans l’espace de travail du client.

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