Klanten beheren

Hoe een organisatie partner wordt

PassportCraft richt uw organisatie in als partner. Tijdens die inrichting wordt de werkruimte van uw eerste klant ofwel voor hen aangemaakt, ofwel, als het merk al PassportCraft gebruikt, gekoppeld zodra het merk akkoord gaat.

Een klant toevoegen

Open Klanten in het menu, druk op Klant toevoegen en kies een nieuwe of bestaande werkruimte.

Een nieuwe werkruimte. Vul de merknaam in en kies Starter, Pro of Scale. Fabrikantgegevens kunt u later toevoegen onder Instellingen → Fabrikant. Pro en jaarlijkse facturering zijn vooraf geselecteerd; u kunt in plaats daarvan maandelijkse facturering kiezen. De abonnementskaarten tonen de prijs voor de gekozen periode. Controleer klant, abonnement, betaalmethode en het bedrag dat vandaag verschuldigd is voordat u de klant aanmaakt en betaalt. Bevestig bij een jaarabonnement in het betalingsoverzicht de jaarlijkse facturering voor deze klant; het hele jaar wordt vooraf betaald. Het overzicht bevat ook een link naar de facturerings- en opzeggingsvoorwaarden. Nieuwe klanten krijgen geen voorbeeldpaspoorten en geen proefperiode.

U heeft overeengekomen betalingsvoorwaarden en een betaalmethode nodig om een werkruimte aan te maken. Voeg de betaalmethode toe onder Instellingen → Facturering; opslaan start geen abonnement. Als het scherm bevestigt dat het betaalde abonnement niet kon worden geactiveerd, blijft de werkruimte op het gratis abonnement; neem contact op met support om het betaalde abonnement te activeren. Als het verzoek of de betaling nog wordt gecontroleerd, volg dan de status op het scherm en dien het verzoek niet opnieuw in.

Een bestaande werkruimte. Gebruikt het merk al PassportCraft, vul dan het werkruimteadres of het e-mailadres van een eigenaar of beheerder in. Het adres kunt u kopiëren onder Instellingen → Werkruimte; het is het deel na /o/ in de URL, niet de werkruimte-ID. PassportCraft stuurt hun een e-mail en zij accepteren of weigeren onder Instellingen → Werkruimte. Totdat zij accepteren, heeft u geen toegang. Eigenaren en beheerders kunnen de verzoekmelding voor hun browsersessie verbergen en het verzoek nog steeds in Instellingen bekijken.

Een organisatie die klanten beheert kan zelf geen klant worden, en een klant kan geen klanten beheren.

Werken in de werkruimte van een klant

Personen met de rol eigenaar of beheerder in uw organisatie krijgen in elke klantwerkruimte die u beheert de rol Partner. Personen met de rol redacteur of lezer krijgen in elke klantwerkruimte diezelfde rol.

Wanneer u iemand toevoegt aan uw team in Instellingen → Team, krijgt die persoon meteen toegang tot elke klant die u beheert. Wanneer u hem verwijdert, verliest hij op hetzelfde moment de toegang tot elke klant. Uw medewerkers tellen nooit mee voor de teamplekken van een klant.

Onder Klanten voegt u de merken toe die uw organisatie beheert en houdt u het overzicht. Druk naast een klant op Openen, of kies deze onder Van werkruimte wisselen, om in de afzonderlijke werkruimte te werken. De paspoorten, het team en de instellingen van elke klant blijven in de eigen werkruimte van die klant, gescheiden van die van u en van elke andere klant.

Het scherm Klanten

Klanten toont elk merk dat uw organisatie beheert, één per rij:

• Abonnement: het abonnement van de klant, de einddatum van een proefperiode of een mislukte betaling.
• Gepubliceerd: het aantal openbare paspoorten ten opzichte van de abonnementslimiet.
• Aandacht nodig: gepubliceerde paspoorten met een probleem en concepten die nog niet klaar zijn voor publicatie; hetzelfde aantal als op het dashboard van de klant.
• Wacht op u: producten waarvoor een assistent iemand heeft gevraagd te publiceren.
• Laatste activiteit: wanneer een paspoort in de werkruimte voor het laatst is gewijzigd.

De kaarten boven de lijst tellen uw klanten, alles wat aandacht nodig heeft en de proefperiodes die binnen zeven dagen eindigen. Zoeken vindt klanten op naam en Werk nodig toont alleen klanten waarbij iets moet worden opgelost. Klanten die de meeste aandacht nodig hebben, staan bovenaan.

Druk op Openen om in de werkruimte van een klant te werken. Bovenaan het menu ziet u uw organisatie en de klantnaam; Klanten brengt u terug naar de klantenlijst van uw organisatie. De klantnaam verschijnt ook wanneer u een paspoort publiceert of een bestand importeert.

Een verzoek aan een bestaande werkruimte blijft als onbeantwoord in de lijst staan totdat het merk reageert.

Een beëindigde samenwerking blijft 30 dagen in de lijst staan, met de einddatum. Deze geeft geen toegang tot de werkruimte of paspoorten. Verbergen verwijdert die rij uit uw weergave in deze browser; Ongedaan maken brengt de rij terug. Verborgen klanten tonen toont verborgen rijen, waar Herstellen een rij binnen die 30 dagen naar de gewone lijst terugzet. Een nieuwe samenwerking verschijnt normaal. Bestaande merken behouden hun proefperiode of abonnement wanneer zij een beheerverzoek accepteren; hun facturering overnemen is een afzonderlijke stap.

Klanten geeft een overzicht van de merken die u beheert. Dashboard toont de paspoorten en activiteit van de geopende werkruimte. Uw partnerwerkruimte kan klanten beheren op het gratis abonnement; paspoorten die u daar publiceert vallen onder het eigen abonnement van die werkruimte. Elke klant heeft een eigen abonnement.

Druk op ⌘K om een toegankelijke klant te vinden en te openen. Het werkruimtemenu heeft ook een zoekpictogram; als u het selecteert, opent het zoekveld.

Wat de rol Partner wel en niet mag doen

In de werkruimte van een klant kan de rol Partner alles wat een beheerder kan: paspoorten aanmaken, bewerken, importeren, publiceren en publicatie ongedaan maken, een publicatieverzoek van een assistent goedkeuren, het team van de klant beheren, API-sleutels aanmaken en assistenten verbinden. Ook kan deze rol de bevestiging van het GTIN-eigendom van de klant geven voor diens Franse coût-environnemental-verklaringen, zodra iemand in uw organisatie heeft bevestigd dat de klant u een schriftelijke machtiging heeft gegeven. U bevestigt dit in de paspoorteditor, de eerste keer dat u een Franse verklaring voor die klant indient.

De rol Partner kan geen eigenaar van de klant worden, en kan de samenwerking niet namens de klant accepteren, afwijzen of beëindigen: dat kunnen alleen de eigen eigenaar of beheerders van de klant. Zolang u het abonnement van een klant betaalt, is diens tabblad Facturering voor iedereen in zijn werkruimte verborgen, ook voor zijn eigenaar.

API-sleutels voor uw klanten

Wanneer u een sleutel aanmaakt in Instellingen → API-sleutels, bevat het dialoogvenster een sectie met de naam Klanten waartoe deze sleutel toegang kan krijgen. Vink een klant aan om deze sleutel de API te laten gebruiken in de werkruimte van die klant. Daar kan de sleutel alleen wat hij ook in uw organisatie kan. Het indienen van verklaringen voor een klant blijft uitgeschakeld totdat diens schriftelijke machtiging is bevestigd. De bevoegdheid keys:admin, omschreven als „De sleutels van uw organisatie via de API toegang geven tot uw klanten, of die toegang intrekken", geldt alleen voor uw eigen organisatie.

U kunt een sleutel ook via de PassportCraft-API toegang tot een klant geven of die toegang intrekken: één aanroep per richting, vanuit een planner of een integratie die u zelf beheert. Een aanroep die om een bevoegdheid vraagt die de sleutel niet heeft in uw organisatie, wordt geweigerd met scope_exceeds_key. Een aanroep die om indienen vraagt voordat de schriftelijke machtiging van de klant is bevestigd, wordt geweigerd met france_mandate_required. Een klant kan de toegang van een van uw sleutels tot zijn werkruimte ook zelf intrekken, in zijn eigen instellingen; zie Werken met een partner.

Live-sleutels, die echte paspoorten kunnen lezen en wijzigen, komen beschikbaar zodra uw organisatie of een van uw klanten een betaald abonnement Pro of Scale heeft. Een klant in een proefperiode, of met een mislukte betaling, telt niet mee.

Een assistent met een klant verbinden

Een assistent is telkens met één werkruimte verbonden. Om er een met een klant te verbinden, wisselt u eerst naar de werkruimte van die klant. Het toestemmingsscherm noemt dan de klant, zodat u uw klanten uit elkaar kunt houden. Een verbinding kan maar zes vaste bevoegdheden hebben, en indienen bij een toezichthouder hoort daar nooit bij, of u de assistent nu zelf verbindt of de klant dat doet.

Betalen voor uw klanten

De abonnementen die u voor uw klanten opent via uw account, worden afgeschreven van de betaalmethode in uw Instellingen → Facturering. Elke klant behoudt zijn eigen abonnement en zijn eigen publicatielimiet, zodat het upgraden van één klant nooit verandert wat een andere klant kan doen.

Wat uw klanten zien

Uw klanten weten altijd dat uw organisatie betrokken is:

• Instellingen → Werkruimte noemt uw organisatie en toont een knop Beheerovereenkomst beëindigen.
• Het onderdeel Team vermeldt uw medewerkers als „Toegevoegd via [uw organisatie]", en de klant kan hen één voor één verwijderen.
• Instellingen → Verbindingen markeert elke assistent die uw medewerkers hebben verbonden als verbonden door uw organisatie.
• Elke wijziging die uw medewerkers aanbrengen, wordt in de geschiedenis van het paspoort vastgelegd onder de naam van die persoon.

Zolang u het abonnement van een klant betaalt, is diens onderdeel Facturering verborgen. Instellingen → Werkruimte toont de naam van het abonnement en dat uw organisatie ervoor betaalt. De klant ziet zijn publicatielimiet nog steeds waar de app die toont. Uw facturen en betaalkaart worden niet getoond in de werkruimte van de klant.

Gerelateerde artikelen

• Werken met een partner: dezelfde samenwerking vanuit het perspectief van uw klant.
• Organisatie-instellingen en teamrollen: de rest van de instellingen, en het volledige rollenoverzicht.